On vous demande d'apposer un cachet : que faire ?

L'e-mail arrive en général l'après-midi, noyé dans un message plus long sur autre chose. « Please stamp the invoice with your company seal and return the signed copy. » Ou un formulaire bancaire revient avec une flèche rouge vers une case vide : « affix company chop here. » Ou un partenaire logistique à Shenzhen écrit poliment : « nous avons besoin de la version revêtue du cachet avant de libérer l'envoi. »

Si vous n'avez jamais utilisé de cachet, ou si vous en avez un quelque part sans jamais l'avoir apposé sur ce genre de document, la demande déroute. Elle n'est pas compliquée, mais elle tombe dans un vide : personne ne vous l'a expliquée, elle n'est dans aucun guide interne, et la personne qui demande suppose que vous savez.

Cet article est pour ce moment-là. Pas un traité sur le droit des cachets, mais une marche à suivre : ce que signifie la demande, ce qu'il faut fournir, comment le faire vite, et où sont les vrais risques.

Pourquoi vous recevez cette demande

Les demandes de cachet viennent de quelques situations typiques.

Un partenaire d'Asie de l'Est l'attend. Le cas le plus fréquent pour qui n'a jamais pensé aux cachets. Un fournisseur en Chine, un distributeur au Japon, un transitaire en Corée, un client à Taïwan a l'habitude des documents revêtus d'un cachet et ne traitera pas le vôtre sans. Dans une grande partie de l'Asie de l'Est, le cachet d'entreprise n'est pas un ornement : c'est la façon dont une société dit « ce document est le nôtre et nous l'assumons ». Il joue là-bas le rôle que joue chez nous le bloc de signature.

Une banque le demande. Pour des procès-verbaux, des formulaires d'ouverture de compte ou des pouvoirs. C'est rarement une exigence formelle ; la banque veut surtout un signe visible que le document vient de la société.

Un formulaire français a une case « cachet de l'employeur ». Vous la connaissez sans doute : attestations employeur, attestations de salaire, conventions de stage, formulaires d'aides ou de douane. On attend le tampon commercial habituel, à côté de la signature d'une personne habilitée. Vous l'avez souvent déjà en caoutchouc ; en numérique, une image propre suffit alors.

Une procédure interne l'exige. Certaines sociétés, surtout celles qui ont des filiales en Asie, demandent un cachet sur les bons de commande ou les contrats au-delà d'un montant. L'exigence est alors organisationnelle, pas juridique.

Ce qu'on vous demande vraiment

Quand on demande « un document revêtu du cachet », on ne veut presque jamais un cachet électronique cryptographique avec chaîne de certificats. On veut un document portant une image de cachet visible : un cercle rouge ou bleu, ou un tampon rectangulaire, imprimé ou superposé à la page, comme si on avait pressé un tampon sur le papier.

Dans la plupart des échanges commerciaux, c'est une convention documentaire, pas un mécanisme de sécurité. Ce n'est pas sans importance ; la différence entre une image et un cachet électronique vérifié est expliquée dans Un cachet-image a-t-il une valeur juridique ?. Mais pour la question pratique, que renvoyer, la réponse est presque toujours : un PDF avec une image de cachet.

Il y a des exceptions. Si la demande exige un cachet électronique avec certificat, par exemple un cachet électronique qualifié au sens d'eIDAS ou une plateforme imposée par un marché public chinois, c'est une tout autre procédure, et la demande nomme alors la plateforme ou la norme. Le « please seal and return » ordinaire vise la version visible.

Étape 1 : quel cachet ?

Si votre société a déjà un tampon, en caoutchouc ou en image, utilisez-le. Demandez à l'accueil, à la comptabilité ou à la direction ; un fichier dort souvent sur un disque partagé que trois personnes connaissent.

Sinon, il faut décider, sans que ce soit un supplice. Un cachet d'entreprise simple comprend :

• la dénomination enregistrée, sur l'arc supérieur s'il est rond ;
• éventuellement une ville, un numéro SIREN ou une mention d'usage ;
• un centre net : vide, avec un logo ou un court texte.

Le guide Comment concevoir un cachet d'entreprise détaille les choix ; la galerie de modèles propose le tampon d'entreprise français ou un sceau d'entreprise rond.

Important : vous n'avez pas à imiter les conventions du pays qui demande. Un client japonais qui veut une facture tamponnée par un fournisseur français n'attend pas un hanko, mais la marque avec laquelle votre société authentifie ses documents. Votre tampon commercial bleu habituel convient parfaitement. Pour un partenaire chinois, un cachet rond et rouge avec la dénomination paraîtra plus familier ; les deux sont légitimes tant qu'ils désignent clairement la même entreprise.

Étape 2 : créer l'image du cachet

En partant de zéro, le plus rapide est le générateur de cachets : forme, nom, police, taille, puis export en PNG transparent. Quelques minutes.

À soigner :

• Fond transparent, pas de rectangle blanc ; voir Comment créer un cachet PNG transparent.
• Résolution suffisante, 300 DPI pour l'impression ; voir Taille et résolution d'un cachet.
• Bonne couleur : rouge pour l'Asie de l'Est, bleu pour l'usage courant en France, noir si seul le gris est possible ; voir Couleur et contraste d'un cachet.
• Conserver le maître, avec un nom clair ; voir Gérer les fichiers d'un cachet.

Étape 3 : poser le cachet sur le document

Sur un PDF : avec l'outil de cachet PDF gratuit dans le navigateur, avec Acrobat ou avec Aperçu sur Mac. Le cachet va près de la signature, de la raison sociale ou dans la case prévue ; voir Comment apposer un cachet sur un PDF ou un document Word et Tamponner un PDF sans Adobe Acrobat. Si le partenaire veut les pages fusionnées ou numérotées, les outils de pages PDF le font aussi dans le navigateur.

Sur un Word : insérer l'image, habillage « Devant le texte », positionner, puis exporter en PDF. N'envoyez pas le Word, où le cachet peut être déplacé ou supprimé.

Où sur la page : près de la signature, de la raison sociale ou des informations de l'émetteur ; voir Où placer un cachet numérique et, pour les contrats, Cachets sur les contrats.

Sur plusieurs pages : si le partenaire attend un cachet sur chaque page, ce qui est courant pour les contrats en Asie de l'Est, apposez-le partout. Certains attendent un cachet à cheval (骑缝章 / 割印) sur les bords des pages ; ceux qui le veulent le disent, et l'outil de cachet PDF le découpe automatiquement.

Étape 4 : renvoyer

Exportez le document final en PDF, jamais le fichier source modifiable. Si l'on vous demande un original papier, imprimez, signez et envoyez par la poste. Certaines démarches bancaires ou administratives exigent encore une vraie empreinte ; il faut alors un tampon en caoutchouc, pas une image. Ceux qui le veulent disent « original » ou « wet stamp ».

Avant l'envoi, trente secondes de vérification : le cachet est-il lisible ? Couvre-t-il un montant, une date, un nom ? A-t-il l'air posé volontairement ?

Et la question de la valeur juridique ?

Celle qui inquiète tout le monde et que presque personne n'a besoin de trancher à ce moment-là.

Une image de cachet sur un PDF ne prouve ni qui l'a posée, ni quand, ni si le document a été modifié ensuite. Dans les pays où le cachet compte juridiquement, Chine, Japon, Corée, Taïwan, Thaïlande, le cachet déterminant est généralement physique et enregistré, pas un PNG. Et en France, c'est de toute façon la signature d'une personne habilitée qui engage la société, pas le tampon.

L'image n'est pas inutile pour autant : elle satisfait une convention documentaire. Le chargé de clientèle, l'acheteur qui classe la facture, le transitaire qui libère la marchandise en ont besoin parce que leur procédure le prévoit. Pour l'essentiel des demandes courantes, cela suffit. Cela ne remplace pas un cachet enregistré là où la loi l'exige, ni un cachet électronique à certificat ; voir Cachet électronique vs signature électronique.

Cas typiques, réglés vite

Un fournisseur chinois veut votre bon de commande revêtu du cachet. Un cachet rond avec votre dénomination près du nom de la société, renvoyé en PDF. Routine.

Une banque japonaise veut une résolution revêtue du cachet. Plus formel. Pour une société japonaise, on peut attendre le cachet enregistré ; pour une société étrangère, votre tampon d'entreprise. Demandez précisément : « n'importe quel tampon » n'est pas « votre cachet enregistré ».

Un formulaire a une case « cachet de l'employeur ». Le tampon commercial dans la case, la signature d'une personne habilitée à côté. Formulaire PDF : superposez l'image. Formulaire papier : imprimez, tamponnez, signez.

Un formulaire de douane a une case cachet vide. Votre tampon dans la case. Si une empreinte physique est exigée et que vous n'avez pas de tampon, n'importe quel fabricant en fournit un pour peu cher ; ou demandez si une version numérique est acceptée.

Votre propre procédure exige un cachet au-delà d'un montant. Clarifiez qui détient le cachet, si une version numérique est admise et comment se passe la validation ; voir Qui détient le cachet de l'entreprise ?. Si personne ne sait, vous avez trouvé une procédure non écrite, bon à clarifier avant la prochaine demande.

Inutile de trop réfléchir

L'erreur la plus fréquente n'est pas un mauvais cachet, mais trois jours à se demander si l'on a le droit d'en faire un, s'il faut l'enregistrer quelque part, si la police compte, s'il faut un avocat.

Pour la plupart des demandes courantes, il vous faut un cachet net et lisible avec votre dénomination, au bon endroit, en PDF. Un quart d'heure suffit : le dessin dans le générateur de cachets, le format avec Comment créer un cachet PNG transparent, le placement avec Tamponner un PDF sans Adobe Acrobat.

Si la demande est clairement plus lourde, une immatriculation, un acte notarié, une opération financière réglementée, ralentissez et demandez exactement ce qui est requis. Mais tous les « please seal and return » ne sont pas des crises juridiques. La plupart sont une tâche de deux minutes dans une langue inhabituelle.