Comment apposer un cachet sur un PDF ou un document Word

Il est 16 h 50, le devis doit partir aujourd'hui, et le client le veut « daté, signé, avec cachet de l'entreprise et la mention bon pour accord ». Vous avez une image du tampon. Vous la glissez dans le fichier Word, et tout le bloc de signature saute à la page suivante. Vous la remontez, le paragraphe du dessus se recompose, et le total se retrouve coupé sur deux lignes. Dix minutes plus tard, le cachet trône dans un rectangle blanc qui masque la moitié de la date.

Chacun de ces problèmes a une cause simple, et aucune n'est le cachet. Ce guide montre comment le placer dans les outils qu'on utilise vraiment, puis les vérifications qui le maintiennent en place une fois le fichier parti.

Avant de commencer : un fichier propre à la bonne taille

Deux choses décident si le placement sera indolore :

Un fond transparent. Si le fichier a un fond blanc ou coloré, il masquera ce qui se trouve dessous. Exportez un PNG avec fond transparent et vérifiez-le sur un fond sombre avant de l'utiliser. Comment créer un cachet PNG transparent explique la démarche.
Assez de pixels pour la taille voulue. Un tampon commercial rectangulaire fait souvent 50 à 60 mm de large. À 300 DPI, cela représente environ 600 à 700 pixels. Un fichier plus petit paraîtra flou à l'impression. Repère : millimètres ÷ 25,4 × 300.

Si vous avez conçu le cachet dans le générateur de cachets, vous gagnez une étape : il exporte un fichier Word ou un PDF contenant le cachet à sa taille réelle, et il transmet directement le cachet aux outils PDF et Word dans le navigateur.

Où va le cachet sur un devis français

En France, le cachet n'est généralement pas une condition de validité : ce qui engage la société, c'est la signature d'une personne habilitée, représentant légal ou titulaire d'une délégation de signature. Le cachet rattache visiblement le document à l'entreprise. L'usage veut donc :

le cachet à côté ou juste sous la signature, sans la recouvrir ;
la mention manuscrite ou saisie « bon pour accord », la date et le nom du signataire restant lisibles ;
sur les documents signés par délégation, la mention « P/O » ou « par délégation » portée par le signataire ; le cachet ne la remplace pas.

Un cachet qui recouvre à moitié la signature ne fait pas plus « officiel » ; il fait brouillon.

Microsoft Word (Windows et Mac)

Par défaut, Word traite une image comme une très grande lettre dans la ligne de texte. C'est pour cela que le document se recompose à l'insertion. La solution : sortir l'image du flux du texte.

Insérer l'image. Insertion › Images › Cet appareil, puis le PNG.
Changer l'habillage. Cliquez sur l'image, puis sur l'icône Options de disposition (ou Format de l'image › Habillage du texte) et choisissez Devant le texte. Le cachet flotte au-dessus de la page et le texte ne bouge plus.
Le placer. Faites-le glisser près du bloc de signature. Maintenez Maj en tirant un coin pour redimensionner sans déformer.
Fixer une taille exacte. Clic droit › Taille et position, verrouillez les proportions et saisissez la largeur, par exemple 5,5 cm.
L'ancrer à la page. Dans Options de disposition, choisissez Fixer la position sur la page. Sinon le cachet reste ancré à un paragraphe et se déplace quand quelqu'un modifie le texte au-dessus.

Un réglage mérite d'être changé une fois pour toutes : Fichier › Options › Options avancées › Taille et qualité de l'image › Ne pas compresser les images dans le fichier. Word compresse par défaut à l'enregistrement, ce qui peut adoucir un cachet net.

Pour un cachet sur chaque page, placez-le dans l'en-tête ou le pied de page plutôt que dans le corps du texte. Pour ne pas toucher au fichier Word, l'outil de cachet Word dans le navigateur permet de poser un cachet sur n'importe quelle page d'un .docx, ou de le répéter sur chaque page via l'en-tête, puis de télécharger le fichier.

LibreOffice, Google Docs et les autres

LibreOffice Writer, très utilisé dans les administrations et les collectivités : Insertion › Image, puis clic droit › Adaptation du texte › Continu, et ancre À la page pour que le cachet ne suive pas le texte. La taille se règle dans Propriétés › Type, en centimètres.

Google Docs : Insertion › Image › Importer depuis l'ordinateur, cliquez sur l'image et choisissez Devant le texte dans la barre qui apparaît dessous. Options de l'image › Taille et rotation pour la taille.

Le principe est partout le même : insérer, sortir du flux du texte, dimensionner exactement, ancrer à la page.

Ajouter un cachet à un PDF

Un PDF n'est pas fait pour être modifié : on ajoute donc le cachet comme image ou annotation au-dessus d'une page existante. Trois méthodes courantes.

Dans le navigateur, sans rien installer. L'outil de cachet PDF ouvre le PDF en local ; vous faites glisser le cachet, ajustez taille et opacité, et choisissez de tamponner une page, toutes les pages, ou un cachet à cheval sur les bords. À l'export, le cachet est intégré au PDF. Rien n'est envoyé. Tamponner un PDF sans Adobe Acrobat détaille la marche à suivre.

Adobe Acrobat Pro. Modifier le PDF › Ajouter une image pour placer le PNG, ou créez un tampon personnalisé dans l'outil Tampons si vous réutilisez souvent le même cachet. Pratique, mais le tampon reste une annotation qu'un destinataire équipé d'Acrobat peut sélectionner et supprimer, sauf si vous aplatissez le fichier.

Aperçu sur Mac. Ouvrez le PNG du cachet dans Aperçu, sélectionnez tout et copiez, puis ouvrez le PDF et collez. Le cachet apparaît comme un objet déplaçable et redimensionnable. Exportez ensuite un nouveau PDF.

Quelle que soit la méthode, vérifiez à 100 % que le cachet ne masque ni le montant, ni la date, ni la signature, ni un nom imprimé.

Chaque page, ou à cheval sur les bords

Certains partenaires demandent un cachet sur chaque page, et en Asie de l'Est les contrats de plusieurs pages portent souvent un cachet à cheval sur les bords, pour qu'aucune page ne puisse être remplacée discrètement. En France, on demande plus souvent de parapher chaque page ; le cachet sur chaque page joue le même rôle visuel.

Chaque page dans Word : cachet dans l'en-tête ou le pied de page, ou l'option « chaque page » de l'outil de cachet Word.
Chaque page dans un PDF : la portée « toutes les pages » de l'outil de cachet PDF place le cachet au même endroit sur chaque page.
Cachet à cheval : il faut découper le cachet en tranches qui se rejoignent quand on déploie les pages. À la main, c'est fastidieux ; l'outil PDF le découpe automatiquement selon le nombre de pages.

Pour les contrats, voir Cachets sur les contrats.

Figer avant d'envoyer

Un cachet qui flotte dans un fichier Word modifiable peut être déplacé ou supprimé par quiconque l'ouvre, et il peut glisser si la version de Word du destinataire met la page en forme autrement.

Exporter en PDF. Fichier › Enregistrer sous › PDF. Choisissez « Standard » plutôt que « Taille minimale » pour ne pas dégrader les images.
Ouvrir le PDF dans un second lecteur. Celui du navigateur suffit. Le cachet est-il à sa place ? Rien n'est-il masqué dessous ?
Vérifier le poids. Un PDF d'une page de 15 Mo contient généralement une image surdimensionnée. Réexportez le cachet à la taille utile.

Si le destinataire demande expressément un Word modifiable, demandez-lui s'il veut vraiment le cachet dessus. Souvent, seul le PDF signé final doit le porter.

Les problèmes habituels

Rectangle blanc autour du cachet : le fichier est un JPG ou un PNG avec fond. Réexportez en PNG transparent.
Le cachet saute quand le texte change : il est ancré à un paragraphe. Devant le texte et position fixée sur la page.
Flou à l'impression : trop peu de pixels, ou Word a compressé. Exportez plus grand et désactivez la compression.
Aspect « collé » : une légère rotation de 2 à 5 degrés et une opacité d'encre normale paraissent plus naturelles qu'un cachet parfaitement droit et trop grand.
Impression trop pâle : certaines imprimantes éclaircissent le rouge ou le bleu purs. Faites un essai et ajustez la couleur plutôt que d'agrandir le cachet.

Ce que le cachet posé ne fait pas

Poser une image de cachet donne au document l'air d'être tamponné. Cela ne prouve pas qui l'a posé et n'empêche pas une modification ultérieure. Pour un devis ou un courrier courant, on n'en attend souvent pas plus. Pour un document qui doit avoir une portée juridique, utilisez une vraie procédure de signature. Un cachet-image a-t-il une valeur juridique ? et Cachet électronique vs signature électronique expliquent où passe la limite.

Quand vous êtes prêt, concevez le cachet dans le générateur de cachets et exportez-le à la taille dont votre document a besoin.