Cachet électronique vs signature électronique

Une plateforme de marchés publics demande « le cachet électronique de votre entreprise ». Le service informatique répond que vous avez déjà Yousign ou DocuSign. La comptabilité a un PNG du tampon. Le juriste parle de « certificat qualifié ». Les quatre parlent de choses différentes avec des mots qui semblent interchangeables.

Ils ne le sont pas. « Cachet électronique », « signature électronique » et « signature numérique » se recoupent, mais chacun a son sens, et en droit européen l'un d'eux est une notion juridique précise. Savoir ce dont un document a vraiment besoin évite d'en faire trop peu (une image là où une preuve était nécessaire) ou trop (un certificat pour un devis que personne ne contestera).

Cet article est une information générale, pas un conseil juridique. Les exigences dépendent du pays, du document et des parties.

Quatre choses, un seul vocabulaire

Dans la conversation courante, on désigne en général l'une de ces quatre choses :

1. Une image de cachet. L'image d'un tampon, par exemple un PNG transparent, posée sur un document. C'est ce que produisent la plupart des générateurs de « cachet électronique », celui-ci compris. Une marque visuelle, rien de plus.
2. Une signature électronique. Une notion juridique large : des données électroniques jointes à d'autres données et utilisées par le signataire pour signer. Un nom tapé, une signature dessinée ou un clic sur une plateforme peuvent en relever.
3. Une signature numérique. Une technique précise : une signature créée par cryptographie à clé publique, généralement adossée à un certificat. Elle lie mathématiquement le document à la clé du signataire et révèle toute modification ultérieure.
4. Un cachet électronique au sens juridique. En droit de l'Union, l'équivalent pour une personne morale de la signature électronique.

La confusion vient du mélange entre la première et la quatrième. Elles partagent un nom, et presque rien d'autre.

En droit européen, le cachet électronique est une notion précise

Le règlement eIDAS définit le cachet électronique comme des données sous forme électronique, jointes ou associées logiquement à d'autres données, pour garantir leur origine et leur intégrité. Les différences essentielles avec la signature électronique :

• Qui le crée. Une signature électronique est créée par une personne physique. Un cachet électronique est créé par une personne morale : société, administration, association.
• Ce qu'il dit. Une signature exprime la volonté d'une personne de s'engager. Un cachet dit : « ce document vient de cette organisation et n'a pas été modifié depuis ». C'est plus proche d'un tampon infalsifiable que d'une signature.
• Niveaux. Les deux existent en version simple, avancée et qualifiée. Le cachet électronique qualifié repose sur un certificat qualifié délivré par un prestataire de services de confiance supervisé et bénéficie d'une présomption d'intégrité des données et d'exactitude de leur origine. La signature électronique qualifiée a l'effet juridique équivalent d'une signature manuscrite.

Les organisations utilisent le cachet électronique pour des documents émis en volume : attestations, relevés, décisions administratives, factures, là où personne ne signe chaque pièce mais où le destinataire doit pouvoir vérifier qu'elle vient bien de l'émetteur. En France, l'ANSSI qualifie les prestataires de services de confiance.

Remarquez ce qui manque à la définition : toute exigence d'apparence. Un cachet électronique qualifié peut n'avoir aucune image visible. À l'inverse, une image de tampon, aussi convaincante soit-elle, n'est pas un cachet électronique au sens d'eIDAS.

Signature électronique et droit français

Le Code civil admet l'écrit électronique comme preuve au même titre que l'écrit papier, sous réserve que son auteur puisse être identifié et que son intégrité soit garantie, et précise que la signature électronique consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte (article 1367). La fiabilité est présumée pour la signature électronique qualifiée.

Pour la plupart des contrats, qui ne sont soumis à aucune forme, une signature simple ou avancée via une plateforme qui conserve un dossier de preuve suffit en pratique. Le tampon de l'entreprise, réel ou en image, ne remplace aucune de ces signatures.

Signature numérique : la mécanique en dessous

La signature numérique est la façon dont on construit d'ordinaire les signatures et cachets électroniques robustes. Le logiciel calcule une empreinte (hachage) du document et la chiffre avec la clé privée. Quiconque dispose de la clé publique correspondante, généralement incluse dans le certificat, peut vérifier que la signature vient de cette clé et que le document n'a pas changé depuis.

Dans un lecteur PDF, cela apparaît dans le panneau des signatures : « Signé et toutes les signatures sont valides », le titulaire du certificat, et un avertissement en cas de modification ultérieure. Un PDF portant seulement une image de cachet n'affiche rien, car il n'y a rien à vérifier.

Les pays de culture du cachet

• Chine. La loi sur la signature électronique donne à une signature électronique fiable le même effet qu'une signature manuscrite ou un cachet ; les cachets électroniques d'entreprise sont gérés via des plateformes certifiées.
• Japon et Corée. Leurs lois reconnaissent les signatures fondées sur des certificats ; la Corée a supprimé en 2020 le statut particulier des anciens certificats agréés par l'État.

Là aussi, l'image rouge familière figure souvent sur le document final. Mais sur un document correctement signé, elle n'est que le visage d'une signature cryptographique.

Reconnaître ce que vous avez sous les yeux

1. Ouvrez le panneau des signatures dans Acrobat Reader ou un autre lecteur. S'il affiche une signature valide et un titulaire, le document porte une signature numérique.
2. Cliquez sur le cachet. Si c'est une image ou une annotation sélectionnable sans signature derrière, c'est une image.
3. Cherchez un dossier de preuve. Les plateformes joignent généralement un certificat de signature avec signataires et horodatages.
4. En cas de doute, demandez à l'expéditeur.

De quoi avez-vous vraiment besoin ?

• Devis, facture ou courrier courant entre parties qui échangent déjà par e-mail : une image de cachet ou une signature simple suffit souvent.
• Un contrat que vous pourriez devoir faire valoir : une signature électronique avec un bon dossier de preuve, via une plateforme.
• Un acte soumis à une forme légale, ou un dépôt auprès d'une autorité : vérifiez la règle. Signature qualifiée ou original peuvent être exigés.
• Des documents émis en volume par votre organisation : c'est précisément la vocation du cachet électronique avancé ou qualifié.
• Un portail qui demande « votre cachet électronique » : lisez les consignes. Certains veulent une image d'affichage, d'autres un certificat.

Un cachet-image a-t-il une valeur juridique ? détaille ce qu'une image peut et ne peut pas faire.

La place qui reste à l'image de cachet

Les images de cachet ne sont pas inutiles pour autant. Beaucoup de plateformes permettent d'enregistrer l'image du cachet comme apparence visible d'une signature ou d'un cachet électronique : le lecteur voit le tampon attendu, et la cryptographie fait le travail juridique. Une image nette, transparente et à la bonne taille est exactement ce que ces plateformes demandent.

C'est la place du générateur de cachets : il crée des visuels de cachet pour la conception, les maquettes, la correspondance courante, et comme image visible au sein d'une vraie procédure de signature. Il ne vérifie pas l'identité et ne crée pas de signature numérique. Utilisez-le pour l'apparence, et un service de signature conforme pour l'effet juridique.