Cómo añadir un sello a un PDF o a un documento de Word

Son las cinco menos diez, el presupuesto tiene que salir hoy y el cliente lo quiere «con firma y sello». Tienes una imagen del sello de la empresa. La arrastras al Word y todo el bloque de firma salta a la página siguiente. La subes, el párrafo de arriba se reacomoda y el total queda partido en dos líneas. Diez minutos después, el sello está dentro de un recuadro blanco que tapa media fecha.

Cada uno de esos problemas tiene una causa sencilla, y ninguna es el sello. Esta guía explica cómo colocarlo en las herramientas que de verdad se usan y qué comprobar para que no se mueva cuando el archivo salga de tu ordenador.

Antes de empezar: un archivo limpio y del tamaño correcto

Dos cosas deciden si colocarlo será fácil:

1. Fondo transparente. Si el archivo tiene fondo blanco o de color, tapará lo que haya debajo. Exporta un PNG con fondo transparente y compruébalo sobre un fondo oscuro antes de usarlo. Cómo crear un sello PNG con fondo transparente lo explica.
2. Píxeles suficientes. Un sello de empresa junto a la firma suele medir entre 40 y 60 mm. A 300 DPI, 40 mm son unos 470 píxeles. Un archivo más pequeño saldrá borroso al imprimir. Referencia: milímetros ÷ 25,4 × 300.

Si diseñaste el sello en el generador de sellos, te ahorras un paso: puede exportar un Word o un PDF con el sello a tamaño real y pasar el sello directamente a las herramientas de PDF y Word del navegador.

«Firma y sello»: dónde va

En España y en la mayor parte de Latinoamérica, el sello rara vez es un requisito de validez: lo que obliga a la empresa es la firma de quien tiene poder suficiente, sea el administrador o un apoderado. El sello identifica visiblemente a la empresa. La costumbre es:

• el sello junto a o justo debajo de la firma, sin taparla;
• el nombre, el cargo y la fecha, legibles; en Argentina y otros países, el sello aclaratorio con nombre y cargo va debajo de la firma, separado del sello de la empresa;
• en presupuestos y albaranes o remitos, el sello cerca de los datos fiscales o del pie de firma.

Un sello que tapa media firma no parece más oficial; parece descuidado.

Microsoft Word (Windows y Mac)

Word trata por defecto una imagen como una letra enorme dentro de la línea de texto. Por eso el documento se reacomoda al insertarla. La solución es sacarla del flujo del texto.

1. Insertar la imagen. Insertar › Imágenes › Este dispositivo, y elige el PNG.
2. Cambiar el ajuste. Haz clic en la imagen y luego en el icono Opciones de diseño (o Formato de imagen › Ajustar texto) y elige Delante del texto. El sello flota sobre la página y el texto deja de moverse.
3. Colocarlo. Arrástralo junto al bloque de firma. Mantén Mayús al tirar de una esquina para redimensionar sin deformar.
4. Tamaño exacto. Clic derecho › Tamaño y posición, bloquea la relación de aspecto y escribe el ancho, por ejemplo 4 cm.
5. Anclarlo a la página. En Opciones de diseño, elige Fijar posición en la página. Si no, el sello queda anclado a un párrafo y se mueve cuando alguien edita el texto de arriba.

Un ajuste que conviene cambiar una sola vez: Archivo › Opciones › Avanzadas › Tamaño y calidad de la imagen › No comprimir las imágenes del archivo. Word comprime al guardar por defecto, y eso puede emborronar un sello nítido.

Si necesitas el sello en todas las páginas, ponlo en el encabezado o el pie en lugar del cuerpo. Si prefieres no tocar el Word, la herramienta de sellado de Word del navegador coloca un sello en cualquier página de un .docx o lo repite en todas mediante el encabezado, y luego descargas el archivo.

LibreOffice, Google Docs y otros

LibreOffice Writer: Insertar › Imagen, luego clic derecho › Ajuste › Continuo, y ancla A la página para que el sello no siga al texto. El tamaño, en Propiedades › Tipo, en centímetros.

Google Docs: Insertar › Imagen › Subir desde el ordenador, haz clic en la imagen y elige Delante del texto en la barra que aparece debajo. Opciones de imagen › Tamaño y rotación para el tamaño.

El patrón es siempre el mismo: insertar, sacar del flujo, medir con exactitud y anclar a la página.

Añadir un sello a un PDF

Un PDF no está pensado para editarse, así que el sello se añade como imagen o anotación encima de una página existente. Hay tres formas habituales.

En el navegador, sin instalar nada. La herramienta de sellado de PDF abre el PDF en local; arrastras el sello, ajustas tamaño y opacidad y eliges sellar una página, todas o poner un sello a caballo entre los bordes. Al exportar, el sello queda integrado en el PDF. No se sube nada. Cómo sellar un PDF sin Adobe Acrobat lo explica paso a paso.

Adobe Acrobat Pro. Editar PDF › Añadir imagen para colocar el PNG, o crea un sello personalizado en la herramienta Sellos si vas a reutilizarlo. Es cómodo, pero sigue siendo una anotación que un destinatario con Acrobat puede seleccionar y borrar, salvo que acoples el archivo.

Vista Previa en Mac. Abre el PNG del sello en Vista Previa, selecciona todo y copia; abre el PDF y pega. El sello aparece como un objeto que puedes mover y escalar. Después exporta un PDF nuevo.

Con cualquier método, revisa al 100 % que el sello no tape el importe, la fecha, la firma ni ningún nombre impreso.

Todas las páginas, o a caballo entre ellas

Algunas contrapartes piden sello en todas las páginas, y en Asia oriental los contratos de varias páginas llevan a menudo un sello a caballo entre los bordes para que ninguna página se pueda cambiar sin que se note. En España y Latinoamérica es más común rubricar cada hoja; el sello en cada página cumple una función visual parecida.

• Todas las páginas en Word: sello en el encabezado o el pie, o la opción de todas las páginas de la herramienta de Word.
• Todas las páginas en PDF: el alcance «todas las páginas» de la herramienta de PDF coloca el sello en el mismo sitio de cada página.
• Sello a caballo: hay que dividir el sello en franjas que encajen al abrir las páginas en abanico. A mano es tedioso; la herramienta de PDF lo divide automáticamente según el número de páginas.

Para contratos, consulta Sellos en contratos.

Fíjalo antes de enviar

Un sello que flota en un Word editable puede moverlo o borrarlo cualquiera que lo abra, y puede descolocarse si la versión de Word del destinatario compone la página de otra forma.

1. Exporta a PDF. Archivo › Guardar como › PDF. Elige «Estándar» y no «Tamaño mínimo», para no degradar las imágenes.
2. Ábrelo en un segundo visor. El del navegador basta. ¿Está el sello donde lo pusiste? ¿No tapa nada?
3. Mira el peso. Un PDF de una página que pesa 15 MB suele contener una imagen sobredimensionada. Vuelve a exportar el sello al tamaño necesario.

Si el destinatario pide expresamente un Word editable, pregúntale si de verdad quiere el sello en él. Muchas veces basta con el PDF final firmado.

Los problemas de siempre

• Recuadro blanco alrededor del sello: el archivo es un JPG o un PNG con fondo. Exporta un PNG transparente.
• El sello salta al cambiar el texto: está anclado a un párrafo. Delante del texto y posición fijada en la página.
• Borroso al imprimir: pocos píxeles o Word lo comprimió. Exporta más grande y desactiva la compresión.
• Parece pegado: una ligera rotación de 2 a 5 grados y una opacidad de tinta normal resultan más naturales que un sello perfectamente recto y enorme.
• Sale demasiado pálido: algunas impresoras aclaran el rojo o el azul puros. Haz una prueba y ajusta el color en lugar de agrandar el sello.

Lo que colocar un sello no hace

Colocar la imagen de un sello hace que el documento parezca sellado. No demuestra quién lo puso ni impide que alguien lo modifique después. Para presupuestos y cartas habituales, a menudo nadie espera más. Para documentos que deben tener efectos jurídicos, usa un procedimiento de firma de verdad. ¿Un sello en imagen tiene validez legal? y Sello electrónico vs. firma electrónica explican dónde está la línea.

Cuando estés listo, diseña el sello en el generador de sellos y expórtalo al tamaño que necesita tu documento.