Sello electrónico vs. firma electrónica: la diferencia

Una plataforma de contratación pública pide «el sello electrónico de la empresa». Sistemas dice que ya tenéis una plataforma de firma. Administración tiene un PNG del sello de caucho. La asesoría habla de un «certificado de representante». Los cuatro hablan de cosas distintas con palabras que parecen intercambiables.

No lo son. «Sello electrónico», «firma electrónica» y «firma digital» se solapan, pero cada uno tiene su sentido, y en el derecho europeo uno de ellos es un concepto jurídico preciso. Saber qué necesita de verdad un documento evita quedarse corto (mandar una imagen donde hacía falta prueba) y pasarse (pedir un certificado para un presupuesto que nadie va a discutir).

Este artículo es información general, no asesoramiento jurídico. Los requisitos dependen del país, del documento y de las partes.

Cuatro cosas, un solo vocabulario

En la conversación diaria se suele hablar de una de estas cuatro:

1. Una imagen de sello. La imagen de un sello, por ejemplo un PNG transparente, colocada en un documento. Es lo que crean la mayoría de los generadores de «sello electrónico», este incluido. Una marca visual, nada más.
2. Una firma electrónica. Un concepto jurídico amplio: datos en formato electrónico anexos a otros datos y que el firmante usa para firmar. Un nombre tecleado, una firma dibujada o un clic en una plataforma pueden serlo.
3. Una firma digital. Una técnica concreta: una firma creada con criptografía de clave pública, normalmente respaldada por un certificado. Une matemáticamente el documento a la clave del firmante y delata cualquier cambio posterior.
4. Un sello electrónico en sentido jurídico. En el derecho de la UE, el equivalente de la firma electrónica para una persona jurídica.

La confusión nace de mezclar la primera con la cuarta. Comparten nombre y casi nada más.

En la UE, «sello electrónico» es un concepto preciso

El reglamento eIDAS define el sello electrónico como datos en formato electrónico anexos a otros datos o asociados de manera lógica con ellos, para garantizar su origen e integridad. Las diferencias clave con la firma electrónica:

• Quién lo crea. La firma electrónica la crea una persona física. El sello electrónico, una persona jurídica: una empresa, una administración, una asociación.
• Qué dice. Una firma expresa la voluntad de una persona de obligarse. Un sello dice: «este documento procede de esta organización y no ha cambiado desde entonces». Se parece más a un sello de la empresa a prueba de manipulaciones que a una firma.
• Niveles. Ambos existen en versión simple, avanzada y cualificada. El sello electrónico cualificado se basa en un certificado cualificado de un prestador de servicios de confianza supervisado y disfruta de la presunción de integridad de los datos y de exactitud de su origen. La firma electrónica cualificada tiene un efecto jurídico equivalente al de la firma manuscrita.

En España, la Ley 6/2020 regula los servicios electrónicos de confianza que complementan el reglamento, y las administraciones públicas usan desde hace años el sello electrónico de órgano para la actuación administrativa automatizada: certificados, justificantes y notificaciones que nadie firma uno a uno, pero cuyo origen debe poder comprobarse.

Fíjate en lo que falta en la definición: cualquier exigencia de aspecto. Un sello electrónico cualificado puede no tener ninguna imagen visible. Y al revés, una imagen de sello, por convincente que sea, no es un sello electrónico en el sentido de eIDAS.

Firma electrónica: amplia y neutral

El reglamento eIDAS establece que no se denegarán efectos jurídicos a una firma electrónica por el mero hecho de ser electrónica. En la práctica, para la mayoría de los contratos, que no exigen forma especial, basta una firma simple o avanzada a través de una plataforma que conserve evidencias: quién firmó, cuándo y sobre qué versión.

En Latinoamérica, cada país tiene su propia ley de firma electrónica, y muchos trámites con la administración tributaria se hacen con un certificado emitido por ella; en México, por ejemplo, la e.firma del SAT existe también para personas morales, lo que la acerca a la idea de un sello de organización. En ningún caso el sello de caucho de la empresa, real o en imagen, sustituye a esas firmas.

Firma digital: la mecánica de abajo

La firma digital es como se construyen normalmente las firmas y sellos electrónicos robustos. El programa calcula una huella (hash) del documento y la cifra con la clave privada. Quien tenga la clave pública correspondiente, normalmente incluida en el certificado, puede comprobar que la firma salió de esa clave y que el documento no ha cambiado desde entonces.

En un lector de PDF se ve en el panel de firmas: «Firmado y todas las firmas son válidas», el titular del certificado y un aviso si hubo cambios posteriores. Un PDF que solo lleva la imagen de un sello no muestra nada ahí, porque no hay nada que verificar.

Los países con cultura del sello

• China. Su ley de firma electrónica otorga a la firma electrónica fiable el mismo efecto que la firma manuscrita o el sello; los sellos electrónicos de empresa se gestionan en plataformas certificadas.
• Japón y Corea. Sus leyes reconocen las firmas basadas en certificados; Corea suprimió en 2020 el estatus especial de los antiguos certificados acreditados por el Estado.

También allí la imagen roja familiar suele aparecer en el documento final. Pero en un documento bien firmado es solo la cara de una firma criptográfica.

Cómo saber qué tienes delante

1. Abre el panel de firmas en Acrobat Reader u otro lector que las muestre. Si aparece una firma válida con su titular, el documento tiene firma digital.
2. Haz clic en el sello. Si es una imagen o anotación seleccionable sin firma detrás, es una imagen.
3. Busca el informe de evidencias. Las plataformas suelen adjuntar un certificado con firmantes y horas.
4. Si dudas, pregunta al remitente.

¿Qué necesitas de verdad?

• Presupuesto, factura o carta habitual entre partes que ya se escriben por correo: una imagen de sello o una firma simple suelen bastar.
• Un contrato que quizá tengas que hacer valer: firma electrónica con buenas evidencias, a través de una plataforma.
• Un documento con forma legal o un trámite ante la administración: revisa la norma. Puede exigirse firma cualificada, certificado o el original.
• Documentos que tu organización emite en volumen: justo para eso existe el sello electrónico avanzado o cualificado.
• Un portal que pide «tu sello electrónico»: lee las instrucciones. Unos quieren una imagen para mostrar, otros un certificado.

¿Un sello en imagen tiene validez legal? profundiza en lo que una imagen puede y no puede hacer.

El lugar que conserva la imagen de sello

Las imágenes de sello no son inútiles. Muchas plataformas de firma permiten registrar la imagen del sello como apariencia visible de una firma o un sello electrónico: quien espera ver el sello lo ve, y la criptografía hace el trabajo jurídico. Una imagen limpia, transparente y del tamaño correcto es exactamente lo que piden esas plataformas.

Ese es el sitio del generador de sellos: crea gráficos de sello para diseño, maquetas, correspondencia habitual y como imagen visible dentro de un procedimiento de firma de verdad. No verifica identidades ni crea firmas digitales. Úsalo para el aspecto y un servicio de firma conforme para el efecto jurídico.