Siegel in PDF oder Word einfügen

Es ist zehn vor fünf, das Angebot muss heute raus, und der Kunde möchte es "unterschrieben und gestempelt" zurück. Sie haben ein Bild des Firmenstempels. Sie ziehen es in die Word-Datei, und der ganze Unterschriftenblock springt auf die nächste Seite. Sie ziehen ihn zurück, der Absatz darüber bricht neu um, und die Gesamtsumme steht plötzlich auf zwei Zeilen. Zehn Minuten später sitzt der Stempel in einem weißen Kasten und verdeckt das halbe Datum.

Jedes dieser Probleme hat eine einfache Ursache, und keine davon ist der Stempel. Diese Anleitung zeigt, wie Sie einen Stempel in den Programmen platzieren, die tatsächlich genutzt werden, und was Sie prüfen sollten, damit er an Ort und Stelle bleibt, wenn die Datei Ihren Rechner verlässt.

Vorab: eine saubere Datei in der richtigen Größe

Zwei Dinge entscheiden, ob das Platzieren mühelos geht:

Transparenter Hintergrund. Hat die Stempeldatei einen weißen oder farbigen Hintergrund, verdeckt sie alles darunter. Exportieren Sie eine PNG mit transparentem Hintergrund und prüfen Sie sie vor dem Einsatz auf einem dunklen Hintergrund. Wie das geht, steht in Transparentes PNG-Siegel erstellen.
Genug Pixel für die gewünschte Größe. Ein Firmenstempel neben der Unterschrift ist oft 50 bis 60 mm breit. Bei 300 DPI sind das rund 600 bis 700 Pixel. Eine kleinere Datei wirkt im Ausdruck weich. Faustregel: Millimeter ÷ 25,4 × 300.

Wenn Sie den Stempel im Siegel-Generator gestaltet haben, sparen Sie einen Schritt: Er kann eine Word-Datei oder ein PDF mit dem Stempel in Originalgröße exportieren und den Stempel direkt an die browserbasierten Werkzeuge für PDF und Word übergeben.

Wo der Stempel in Deutschland hingehört

In Deutschland ist der Firmenstempel fast nie Pflicht; was eine Firma bindet, ist die Unterschrift einer vertretungsberechtigten Person, also Geschäftsführung, Prokura oder Handlungsvollmacht. Der Stempel ordnet das Dokument sichtbar der Firma zu. Üblich ist deshalb:

der Stempel neben oder knapp unter der Unterschrift, nicht darüber,
so, dass Name, Funktion und Datum lesbar bleiben,
bei Prokura ergänzt die Unterschrift den Zusatz "ppa.", der Stempel ersetzt ihn nicht.

Ein Stempel, der die Unterschrift halb verdeckt, wirkt nicht "offizieller", sondern unordentlich.

Microsoft Word (Windows und Mac)

Word behandelt ein Bild standardmäßig wie einen sehr großen Buchstaben in der Textzeile. Deshalb fließt das Dokument beim Einfügen neu. Die Lösung: Das Bild aus dem Textfluss nehmen.

Bild einfügen. Einfügen › Bilder › Dieses Gerät, PNG auswählen.
Umbruch ändern. Bild anklicken, dann das Symbol Layoutoptionen daneben (oder Bildformat › Textumbruch) und Vor den Text wählen. Der Stempel schwebt jetzt über der Seite, der Text bewegt sich nicht mehr.
Platzieren. An den Unterschriftenblock ziehen. Mit gedrückter Umschalttaste an einer Ecke ziehen, um ohne Verzerrung zu skalieren.
Exakte Größe setzen. Rechtsklick › Größe und Position, Seitenverhältnis sperren, Breite eingeben, zum Beispiel 5,5 cm.
An der Seite fixieren. In den Layoutoptionen Position auf der Seite fixieren wählen. Sonst ist der Stempel an einem Absatz verankert und wandert mit, wenn jemand weiter oben Text ändert.

Eine Einstellung lohnt sich, einmal zu ändern: Datei › Optionen › Erweitert › Bildgröße und -qualität › Bilder in der Datei nicht komprimieren. Word komprimiert beim Speichern standardmäßig, was einen scharfen Stempel weich machen kann.

Soll der Stempel auf jeder Seite stehen, gehört er in Kopf- oder Fußzeile statt in den Fließtext. Wer die Word-Datei gar nicht anfassen möchte, nutzt das browserbasierte Word-Stempelwerkzeug: Stempel auf eine beliebige Seite einer .docx setzen oder über die Kopfzeile auf jeder Seite wiederholen, dann herunterladen.

LibreOffice, Google Docs und andere

LibreOffice Writer, in Behörden und vielen Betrieben verbreitet: Einfügen › Bild, dann Rechtsklick › Umbruch › Durchlauf und den Anker auf An der Seite setzen, damit der Stempel nicht mit dem Text wandert. Die Größe stellen Sie unter Rechtsklick › Eigenschaften › Typ in Zentimetern ein.

Google Docs: Einfügen › Bild › Vom Computer hochladen, Bild anklicken und in der Leiste darunter Vor dem Text wählen. Über Bildoptionen › Größe und Drehung lässt sich die Größe einstellen.

Das Muster ist überall gleich: einfügen, aus dem Textfluss nehmen, exakt bemessen, an der Seite verankern.

Einen Stempel in ein PDF setzen

PDFs sind nicht zum Bearbeiten gedacht. Sie legen den Stempel also als Bild oder Anmerkung über eine bestehende Seite. Drei Wege sind verbreitet.

Im Browser, ohne Installation. Das PDF-Stempelwerkzeug öffnet das PDF lokal, Sie ziehen den Stempel an seinen Platz, passen Größe und Deckkraft an und wählen, ob eine Seite, jede Seite oder ein Falzstempel über die Seitenränder gestempelt wird. Beim Export wird der Stempel ins PDF eingebettet. Nichts wird hochgeladen. PDF stempeln ohne Adobe Acrobat erklärt das Schritt für Schritt.

Adobe Acrobat Pro. Mit PDF bearbeiten › Bild hinzufügen die PNG platzieren, oder unter dem Stempel-Werkzeug einen benutzerdefinierten Stempel anlegen, wenn Sie denselben Stempel oft brauchen. Benutzerdefinierte Stempel sind bequem, bleiben aber Anmerkungen, die ein Empfänger mit Acrobat auswählen und löschen kann, sofern Sie die Datei nicht reduzieren.

Vorschau auf dem Mac. Stempel-PNG in Vorschau öffnen, alles auswählen und kopieren, dann das PDF öffnen und einfügen. Der Stempel erscheint als Objekt, das Sie verschieben und skalieren können. Anschließend als neues PDF sichern.

Prüfen Sie bei jedem Weg in 100-%-Ansicht, ob der Stempel Betrag, Datum, Unterschrift oder einen gedruckten Namen verdeckt.

Jede Seite oder über den Seitenrand

Manche Geschäftspartner erwarten einen Stempel auf jeder Seite, und in Ostasien tragen mehrseitige Verträge oft einen Falz- oder Reitstempel über die Seitenränder, damit keine Seite unbemerkt ausgetauscht werden kann.

Jede Seite in Word: Stempel in Kopf- oder Fußzeile setzen oder die Jede-Seite-Option des Word-Stempelwerkzeugs nutzen.
Jede Seite im PDF: Der Bereich "alle Seiten" im PDF-Stempelwerkzeug setzt den Stempel an dieselbe Stelle auf jeder Seite.
Falzstempel: Der Stempel muss in Streifen geteilt werden, die beim Auffächern der Seiten zusammenpassen. Von Hand ist das mühsam; das PDF-Stempelwerkzeug teilt automatisch nach Seitenzahl.

Mehr zu Verträgen mit Siegel und Unterschrift steht in Siegel auf Verträgen.

Vor dem Versand festmachen

Ein Stempel, der in einer bearbeitbaren Word-Datei schwebt, kann von jedem verschoben oder gelöscht werden, und er verrutscht, wenn die Word-Version des Empfängers die Seite anders umbricht.

Als PDF exportieren. Datei › Speichern unter › PDF. "Standard" statt "Minimale Größe" wählen, damit Bilder nicht heruntergerechnet werden.
In einem zweiten Programm öffnen. Der PDF-Viewer des Browsers genügt. Sitzt der Stempel, wo er hingehört? Ist nichts darunter verdeckt?
Dateigröße prüfen. Ein einseitiges PDF mit 15 MB enthält meist ein überdimensioniertes Bild. Stempel in der tatsächlich benötigten Größe neu exportieren.

Verlangt der Empfänger ausdrücklich eine bearbeitbare Word-Datei, fragen Sie, ob er den Stempel darauf überhaupt braucht. Oft reicht der Stempel auf dem unterschriebenen PDF.

Die üblichen Probleme

Weißer Kasten um den Stempel: Die Datei ist ein JPG oder eine PNG mit Hintergrund. Als transparente PNG neu exportieren.
Stempel springt bei Textänderungen: Er ist an einem Absatz verankert. Vor den Text und Position auf der Seite fixieren.
Unscharf im Druck: Zu wenige Pixel oder Word hat komprimiert. Größer exportieren und Komprimierung abschalten.
Wirkt aufgeklebt: Eine leichte Drehung von 2 bis 5 Grad und eine normale Deckkraft wirken natürlicher als ein exakt gerader, übergroßer Stempel.
Druckt zu blass: Manche Drucker hellen reines Rot oder Blau auf. Probedruck machen und die Farbe anpassen, statt den Stempel zu vergrößern.

Was ein eingefügter Stempel nicht leistet

Ein eingefügtes Stempelbild lässt ein Dokument gestempelt aussehen. Es beweist nicht, wer es eingefügt hat, und es verhindert keine späteren Änderungen. Für Angebote und Briefe erwartet das oft niemand. Für Dokumente mit rechtlichem Gewicht nutzen Sie ein richtiges Signaturverfahren. Wo die Grenze liegt, erklären Sind Siegelbilder rechtsgültig? und Elektronisches Siegel vs. elektronische Signatur.

Wenn Sie so weit sind: Gestalten Sie den Stempel im Siegel-Generator und exportieren Sie ihn in der Größe, die Ihr Dokument braucht.