Elektronisches Siegel vs. elektronische Signatur

Ein Vergabeportal verlangt "das elektronische Siegel Ihres Unternehmens". Die IT sagt, man habe doch DocuSign. Die Buchhaltung hat eine PNG des Firmenstempels. Die Rechtsabteilung spricht von einem "qualifizierten Zertifikat". Alle vier meinen etwas anderes, und alle verwenden Wörter, die austauschbar klingen.

Sie sind es nicht. "Elektronisches Siegel", "elektronische Signatur" und "digitale Signatur" überschneiden sich, haben aber eigene Bedeutungen, und im EU-Recht ist eines davon ein genau definierter Begriff. Wer weiß, was ein Dokument wirklich braucht, vermeidet zu wenig (ein Bild, wo ein Nachweis nötig war) und zu viel (ein Zertifikat für ein Angebot, das nie jemand bestreiten wird).

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Anforderungen hängen von Land, Dokument und Parteien ab.

Vier Dinge, ein Vokabular

Im Alltag ist meist eines von vier Dingen gemeint:

Ein Siegelbild. Ein Bild eines Stempels, etwa eine transparente PNG, auf einem Dokument. Das erzeugen die meisten "elektronischer Stempel"-Generatoren, auch dieser. Es ist ein sichtbares Zeichen, mehr nicht.
Eine elektronische Signatur. Ein weiter Rechtsbegriff: Daten in elektronischer Form, die anderen Daten beigefügt sind und mit denen ein Unterzeichner unterzeichnet. Ein getippter Name, eine gezeichnete Unterschrift oder ein Klick auf einer Plattform können darunterfallen.
Eine digitale Signatur. Eine konkrete Technik: eine mit Public-Key-Kryptografie erzeugte Signatur, meist gestützt auf ein Zertifikat. Sie bindet das Dokument mathematisch an den Schlüssel und macht jede spätere Änderung sichtbar.
Ein elektronisches Siegel im Rechtssinn. Im EU-Recht das Gegenstück der Organisation zur elektronischen Signatur, ausgestellt für eine juristische Person statt für einen Menschen.

Die Verwirrung entsteht, wenn man das erste und das vierte verwechselt. Sie teilen den Namen und sonst fast nichts.

Im EU-Recht ist das elektronische Siegel ein genauer Begriff

Die eIDAS-Verordnung definiert das elektronische Siegel als Daten in elektronischer Form, die anderen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden, um deren Ursprung und Unversehrtheit sicherzustellen. Die wichtigsten Unterschiede zur elektronischen Signatur:

Wer es erstellt. Eine elektronische Signatur erstellt eine natürliche Person. Ein elektronisches Siegel erstellt eine juristische Person: Unternehmen, Behörde, Verein.
Was es aussagt. Eine Signatur drückt den Willen einer Person aus, sich zu binden. Ein Siegel sagt: "Dieses Dokument stammt von dieser Organisation und wurde seitdem nicht verändert." Es ist eher ein manipulationssicherer Firmenstempel als eine Unterschrift.
Stufen. Beide gibt es einfach, fortgeschritten und qualifiziert. Ein qualifiziertes elektronisches Siegel beruht auf einem qualifizierten Zertifikat eines beaufsichtigten Vertrauensdiensteanbieters und genießt die Vermutung der Unversehrtheit der Daten und der Richtigkeit ihrer Herkunft. Eine qualifizierte elektronische Signatur hat die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche.

Organisationen nutzen elektronische Siegel etwa für automatisch erzeugte Bescheinigungen, Kontoauszüge, Bescheide oder Rechnungen, bei denen niemand jedes Dokument einzeln unterschreibt, der Empfänger aber wissen muss, dass es wirklich vom Aussteller kommt. In Deutschland beaufsichtigt die Bundesnetzagentur die Vertrauensdiensteanbieter.

Auffällig ist, was in der Definition fehlt: jede Vorgabe, wie das Siegel aussieht. Ein qualifiziertes elektronisches Siegel kann völlig unsichtbar sein. Umgekehrt ist ein noch so überzeugendes Stempelbild kein elektronisches Siegel im Sinne der eIDAS.

Elektronische Signatur und deutsche Formvorschriften

Die eIDAS sagt, einer elektronischen Signatur darf die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist. Für die meisten Verträge, die ohnehin formfrei sind, genügt deshalb eine einfache oder fortgeschrittene Signatur über eine Plattform, die Absender, Zeitpunkt und Dokumentstand protokolliert.

Verlangt das Gesetz dagegen die Schriftform (§ 126 BGB), ersetzt nur die elektronische Form mit qualifizierter elektronischer Signatur (§ 126a BGB) die eigenhändige Unterschrift, und für manche Erklärungen ist selbst das ausgeschlossen. Ein Firmenstempel, echt oder als Bild, spielt bei keiner dieser Formen eine Rolle.

Digitale Signatur: die Technik darunter

Die digitale Signatur ist die Technik, mit der starke elektronische Signaturen und Siegel meist umgesetzt werden. Die Software berechnet einen Fingerabdruck (Hash) des Dokuments und verschlüsselt ihn mit dem privaten Schlüssel. Jeder mit dem passenden öffentlichen Schlüssel, meist im Zertifikat enthalten, kann prüfen, dass die Signatur mit diesem Schlüssel erstellt wurde und dass sich das Dokument seitdem nicht verändert hat.

Im PDF-Reader zeigt sich das im Unterschriftenbereich: "Unterschrieben und alle Unterschriften sind gültig", dazu der Zertifikatsinhaber und eine Warnung bei späteren Änderungen. Ein PDF mit bloßem Stempelbild zeigt dort nichts, weil es nichts zu prüfen gibt.

Wie Länder mit Siegelkultur es lösen

China. Das Gesetz über elektronische Signaturen stellt eine zuverlässige elektronische Signatur der handschriftlichen Unterschrift oder dem Siegel gleich; elektronische Firmensiegel werden über zertifizierte Plattformen verwaltet.
Japan und Korea. Beide haben Gesetze, die zertifikatsgestützten Signaturen Rechtswirkung verleihen; Korea hat 2020 die Sonderstellung der alten staatlich akkreditierten Zertifikate abgeschafft.

Auch dort erscheint das vertraute rote Siegelbild oft auf dem fertigen Dokument. Bei einem ordentlich signierten Dokument ist es aber nur das Gesicht einer kryptografischen Signatur, nicht das, was dem Dokument seine Wirkung gibt.

So erkennen Sie, was Sie vor sich haben

Signaturbereich öffnen in Acrobat Reader oder einem anderen Reader, der Signaturen anzeigt. Steht dort eine gültige Signatur mit Zertifikatsinhaber, ist das Dokument digital signiert.
Auf das Siegel klicken. Ist es ein auswählbares Bild oder eine Anmerkung ohne Signatur dahinter, ist es ein Bild.
Nach einem Prüfprotokoll suchen. Signaturplattformen hängen meist einen Abschlussbericht mit Unterzeichnern und Zeitpunkten an.
Im Zweifel beim Absender nachfragen.

Was brauchen Sie tatsächlich?

Angebot, Rechnung oder Routinebrief zwischen Parteien, die ohnehin per E-Mail verkehren: Stempelbild oder einfache elektronische Signatur reichen meist.
Ein Vertrag, den Sie vielleicht durchsetzen müssen: eine elektronische Signatur mit gutem Prüfprotokoll über eine Plattform.
Ein Dokument mit gesetzlicher Schriftform oder eine Einreichung bei Behörden: Regel prüfen. Möglicherweise qualifizierte elektronische Signatur oder Original.
Dokumente, die Ihre Organisation massenhaft ausstellt: genau dafür ist ein fortgeschrittenes oder qualifiziertes elektronisches Siegel gedacht.
Ein Portal, das "Ihr E-Siegel" verlangt: Anleitung lesen. Manche wollen ein Bild zur Anzeige, andere eine Zertifikatsdatei.

Mehr dazu, was ein Bild kann und was nicht, steht in Sind Siegelbilder rechtsgültig?.

Wo ein Siegelbild trotzdem hingehört

Nutzlos sind Siegelbilder deshalb nicht. Viele Signaturplattformen erlauben es, ein Stempelbild als sichtbares Erscheinungsbild einer Signatur oder eines Siegels zu hinterlegen. Leser, die einen Stempel erwarten, sehen das Gewohnte, und die Kryptografie darunter übernimmt die rechtliche Arbeit. Ein sauberes, transparentes Bild in der richtigen Größe ist genau das, was diese Plattformen verlangen.

Dort passt der Siegel-Generator hin: Er erzeugt Stempelgrafiken für Gestaltung, Dokumentmuster, Routinekorrespondenz und als sichtbares Bild innerhalb eines richtigen Signaturverfahrens. Er prüft keine Identität und erstellt keine digitalen Signaturen. Nutzen Sie ihn für das Aussehen und einen konformen Signaturdienst für die Rechtswirkung.