Pediram para você carimbar um documento: e agora?

O e-mail costuma chegar no meio da tarde, escondido numa mensagem maior sobre outro assunto. «Please stamp the invoice with your company seal and return the signed copy.» Ou um formulário do banco volta com uma seta vermelha apontando um campo vazio: «affix company chop here.» Ou um parceiro de logística em Shenzhen escreve, educado: «precisamos da versão carimbada antes de liberar a carga».

Se você nunca usou um selo, ou tem um carimbo de CNPJ na gaveta mas nunca precisou colocá-lo nesse tipo de documento, o pedido desorienta. Não é complicado, mas cai num vão: ninguém explicou, não está em manual nenhum, e quem pede acha que você já sabe.

Este artigo é para esse momento. Não um tratado sobre selos, e sim um passo a passo: o que o pedido significa, o que entregar, como fazer rápido e onde estão os riscos de verdade.

Por que você recebeu esse pedido

Pedidos de carimbo vêm de poucas situações.

Um parceiro do Leste Asiático espera isso. O caso mais comum para quem nunca pensou em selos. Um fornecedor na China, um distribuidor no Japão, um agente de carga na Coreia, um cliente em Taiwan está acostumado a documentos com selo e não processa o seu sem um. Em boa parte do Leste Asiático, o selo da empresa não é enfeite: é como a empresa diz «este documento é nosso e respondemos por ele».

Um banco pede. Para atas, formulários de abertura de conta ou procurações. Raramente é exigência formal; o banco quer um sinal visível de que o documento veio da empresa.

Um documento daqui pede «carimbo e assinatura». Você conhece: declaração de vínculo, termo de compromisso de estágio, declaração para faculdade, formulários de banco e de órgãos públicos. Espera-se o carimbo de CNPJ ao lado da assinatura de alguém autorizado. Muitas vezes você já tem o carimbo de borracha; no digital, uma imagem limpa basta.

Um processo interno exige. Algumas empresas, principalmente as com operação na Ásia, pedem carimbo em pedidos ou contratos acima de certo valor. Aí a exigência é organizacional, não legal.

O que querem de verdade

Quem pede «documento carimbado» quase nunca quer um selo eletrônico criptográfico com cadeia de certificados. Quer um documento com a imagem de um carimbo visível: um círculo vermelho ou azul, ou um carimbo retangular, impresso ou sobreposto à página, como se tivesse sido carimbado no papel.

Na maioria dos negócios, é uma convenção documental, não um mecanismo de segurança. Não é irrelevante; a diferença entre imagem e selo eletrônico verificado está em Selo em imagem tem validade jurídica?. Mas para a pergunta prática, o que devolver, a resposta quase sempre é: um PDF com a imagem do carimbo.

Há exceções. Se o pedido exige assinatura com certificado, como e-CNPJ ou uma plataforma específica de licitação, é outro processo, e o pedido diz qual. O «please seal and return» do dia a dia pede a versão visível.

Passo um: qual carimbo?

Se a empresa já tem carimbo, de borracha ou em imagem, use esse. Pergunte na recepção, no financeiro ou à diretoria; muitas vezes há um arquivo numa pasta compartilhada que três pessoas conhecem.

Se não tem, é hora de decidir, sem drama. Um carimbo de empresa básico traz:

• a razão social registrada, no arco superior se for redondo;
• opcionalmente o CNPJ, a cidade ou uma indicação de uso;
• um centro limpo: vazio, com logotipo ou com texto curto.

O guia Como desenhar um selo empresarial passa por todas as decisões; a galeria de modelos tem o carimbo de CNPJ ou um selo corporativo redondo.

Importante: você não precisa imitar as convenções do país que pede. Um cliente japonês que quer uma fatura carimbada de um fornecedor brasileiro não espera um hanko, e sim a marca com que a sua empresa autentica documentos. Seu carimbo de CNPJ azul resolve perfeitamente. Para um parceiro chinês, um selo redondo e vermelho com a razão social vai parecer mais familiar; os dois são legítimos desde que identifiquem claramente a mesma empresa.

Passo dois: criar a imagem do carimbo

Do zero, o caminho mais rápido é o gerador de selos: formato, nome, fonte, tamanho e exportação em PNG transparente. Poucos minutos.

Cuide de:

• Fundo transparente, sem retângulo branco; veja Como criar um selo PNG com fundo transparente.
• Resolução suficiente, 300 DPI para imprimir; veja Tamanho e resolução do carimbo.
• Cor adequada: vermelho para o Leste Asiático, azul para o dia a dia, preto se só houver cinza; veja Cor e contraste do carimbo.
• Guardar o mestre com nome claro; veja Gestão dos arquivos do carimbo.

Passo três: colocar o carimbo no documento

Num PDF: com a ferramenta de carimbo em PDF gratuita no navegador, com o Acrobat ou com a Pré-Visualização no Mac. O carimbo vai junto da assinatura, da razão social ou no campo previsto; veja Como colocar um selo em PDF ou no Word e Como carimbar um PDF sem Adobe Acrobat. Se pedirem para juntar ou numerar páginas antes, as ferramentas de páginas PDF também fazem isso no navegador.

Num Word: insira a imagem, quebra de texto «Na frente do texto», posicione e exporte em PDF. Não mande o Word, onde o carimbo pode ser movido ou apagado.

Onde na página: junto da assinatura, da razão social ou dos dados de quem emite; veja Onde colocar o carimbo digital e, para contratos, Selo em contratos.

Em documentos de várias páginas: se o parceiro espera carimbo em todas as páginas, comum em contratos no Leste Asiático, carimbe todas. Alguns esperam um selo de junção (骑缝章 / 割印) entre as bordas; quem precisa avisa, e a ferramenta de PDF divide automaticamente.

Passo quatro: devolver

Exporte o documento final em PDF, nunca o arquivo editável. Se pedirem o original em papel, imprima, assine e mande pelo correio. Alguns processos de banco ou de órgãos públicos ainda exigem impressão real do carimbo, às vezes com firma reconhecida em cartório; aí precisa de carimbo de borracha, não de imagem. Quem quer isso diz «original» ou «wet stamp».

Antes de mandar, trinta segundos de conferência: o carimbo está legível? Cobre valores, datas, nomes? Parece colocado de propósito?

E a validade jurídica?

A pergunta que preocupa todo mundo e que quase ninguém precisa resolver naquela hora.

Uma imagem de carimbo num PDF não prova quem colocou, nem quando, nem se o documento mudou depois. Nos países onde o selo tem peso legal, China, Japão, Coreia, Taiwan, Tailândia, o selo que vale costuma ser físico e registrado, não um PNG. E no Brasil, de qualquer forma, quem obriga a empresa é a assinatura de quem tem poderes, não o carimbo.

A imagem não fica inútil por isso: ela cumpre uma convenção documental. A pessoa do banco, o comprador que arquiva a fatura, o agente que libera a carga precisam dela porque o processo deles prevê. Para a maioria dos pedidos do dia a dia, basta. Não substitui um selo registrado onde a lei exige, nem uma assinatura com certificado; veja Selo eletrônico vs. assinatura eletrônica.

Casos típicos, resolvidos rápido

Um fornecedor chinês quer seu pedido de compra carimbado. Um selo redondo com sua razão social perto do nome da empresa, devolvido em PDF. Rotina.

Um banco japonês quer uma ata com selo. Mais formal. Para uma empresa japonesa pode ser o selo registrado; para uma estrangeira, seu carimbo da empresa. Pergunte exatamente: «qualquer carimbo» é diferente de «seu selo registrado».

Uma declaração pede «carimbo do CNPJ e assinatura». Carimbo no campo e assinatura de alguém autorizado ao lado. Se for PDF, sobreponha a imagem; se for papel, imprima, carimbe e assine.

Um formulário de aduana tem campo de carimbo vazio. Seu carimbo no campo. Se exigirem impressão física e você não tiver carimbo de borracha, qualquer loja de carimbos faz um barato; ou pergunte se aceitam a versão digital.

Seu próprio processo exige carimbo em contratos acima de certo valor. Esclareça quem guarda o carimbo, se a versão digital é aceita e como é a aprovação; veja Quem guarda o carimbo da empresa?. Se ninguém souber, você achou um processo não documentado: boa hora para resolver.

Não precisa complicar

O erro mais comum não é carimbo errado, é passar três dias se perguntando se pode fazer um, se precisa registrar em algum lugar, se a fonte importa, se precisa de advogado.

Para a maioria dos pedidos do dia a dia, você precisa de um carimbo limpo e legível com sua razão social, no lugar certo, em PDF. São quinze minutos: o desenho no gerador de selos, o formato com Como criar um selo PNG com fundo transparente e a posição com Como carimbar um PDF sem Adobe Acrobat.

Se o pedido for claramente mais sério, um registro, uma escritura, uma operação financeira regulada, vá com calma e pergunte exatamente o que é exigido. Mas nem todo «please seal and return» é crise jurídica. A maioria é uma tarefa de dois minutos numa língua pouco familiar.