Como colocar um selo em PDF ou no Word

São dez para as cinco, o orçamento precisa sair hoje e o cliente pediu «com carimbo e assinatura». Você tem uma imagem do carimbo de CNPJ. Arrasta para o Word e o bloco de assinatura inteiro pula para a página seguinte. Puxa de volta, o parágrafo de cima se reorganiza e o valor total fica partido em duas linhas. Dez minutos depois, o carimbo está dentro de um retângulo branco cobrindo metade da data.

Cada um desses problemas tem uma causa simples, e nenhuma é o carimbo. Este guia mostra como colocá-lo nas ferramentas que a gente realmente usa e o que conferir para que ele não saia do lugar depois que o arquivo deixa o seu computador.

Antes de começar: um arquivo limpo, no tamanho certo

Duas coisas decidem se vai ser fácil:

1. Fundo transparente. Se o arquivo tem fundo branco ou colorido, vai cobrir o que estiver embaixo. Exporte um PNG com fundo transparente e confira sobre um fundo escuro antes de usar. Como criar um selo PNG com fundo transparente explica.
2. Pixels suficientes. Um carimbo de CNPJ costuma ter uns 50 a 60 mm de largura. A 300 DPI, isso dá uns 600 a 700 pixels. Um arquivo menor sai borrado na impressão. Referência: milímetros ÷ 25,4 × 300.

Se você criou o selo no gerador de selos, pula uma etapa: ele exporta um Word ou um PDF com o selo no tamanho real e manda o selo direto para as ferramentas de PDF e Word no navegador.

«Carimbo e assinatura»: onde vai

No Brasil, o carimbo raramente é requisito de validade: quem obriga a empresa é a assinatura de quem tem poderes, seja o administrador previsto no contrato social ou um procurador com procuração. O carimbo identifica a empresa e economiza a quem recebe o trabalho de procurar o CNPJ. O costume é:

• o carimbo de CNPJ ao lado ou logo abaixo da assinatura, sem cobri-la;
• nome, cargo e data legíveis; muitas empresas usam também um pequeno carimbo com nome e cargo de quem assina;
• em recibos e notas de entrega, o carimbo perto dos dados da empresa ou do campo de assinatura.

Um carimbo que cobre meia assinatura não parece mais oficial; parece desleixo.

Microsoft Word (Windows e Mac)

O Word trata uma imagem, por padrão, como uma letra enorme dentro da linha de texto. É por isso que o documento se reorganiza quando você insere. A solução é tirá-la do fluxo do texto.

1. Inserir a imagem. Inserir › Imagens › Este Dispositivo, e escolha o PNG.
2. Mudar a quebra de texto. Clique na imagem e no ícone Opções de Layout ao lado (ou Formato da Imagem › Quebra de Texto) e escolha Na Frente do Texto. O carimbo flutua sobre a página e o texto para de se mexer.
3. Posicionar. Arraste até o bloco de assinatura. Segure Shift ao puxar um canto para redimensionar sem distorcer.
4. Tamanho exato. Clique direito › Tamanho e Posição, trave a proporção e digite a largura, por exemplo 5,5 cm.
5. Fixar na página. Em Opções de Layout, escolha Corrigir posição na página. Senão o carimbo fica ancorado a um parágrafo e se move quando alguém edita o texto acima.

Um ajuste que vale mudar uma vez: Arquivo › Opções › Avançado › Tamanho e qualidade da imagem › Não compactar imagens no arquivo. O Word compacta por padrão ao salvar, o que pode borrar um carimbo nítido.

Se precisar do carimbo em todas as páginas, coloque-o no cabeçalho ou no rodapé em vez do corpo. Se preferir não mexer no Word, a ferramenta de carimbo para Word no navegador coloca o carimbo em qualquer página de um .docx, ou repete em todas pelo cabeçalho, e depois você baixa o arquivo.

Google Docs, LibreOffice e outros

Google Docs, muito usado em pequenas empresas: Inserir › Imagem › Fazer upload do computador, clique na imagem e escolha Na frente do texto na barra que aparece embaixo. Opções de imagem › Tamanho e rotação para o tamanho. O Docs trabalha em polegadas ou porcentagem: 50 mm são cerca de 1,97 pol.

LibreOffice Writer: Inserir › Imagem, depois clique direito › Disposição do texto › Através, e âncora Na página para que o carimbo não acompanhe o texto.

O padrão é sempre o mesmo: inserir, tirar do fluxo, medir com exatidão e ancorar na página.

Colocar um carimbo num PDF

PDF não foi feito para ser editado, então o carimbo entra como imagem ou anotação por cima de uma página existente. Há três caminhos comuns.

No navegador, sem instalar nada. A ferramenta de carimbo em PDF abre o PDF localmente; você arrasta o carimbo, ajusta tamanho e opacidade e escolhe carimbar uma página, todas, ou um selo de junção entre as bordas. Na exportação, o carimbo é incorporado ao PDF. Nada é enviado. Como carimbar um PDF sem Adobe Acrobat mostra o passo a passo.

Adobe Acrobat Pro. Editar PDF › Adicionar imagem para colocar o PNG, ou crie um carimbo personalizado na ferramenta Carimbos se for reutilizar sempre. É prático, mas continua sendo uma anotação que quem recebe, com o Acrobat, pode selecionar e apagar, a menos que você achate o arquivo.

Pré-Visualização no Mac. Abra o PNG do carimbo na Pré-Visualização, selecione tudo e copie; abra o PDF e cole. O carimbo aparece como um objeto que dá para mover e redimensionar. Depois exporte um PDF novo.

Em qualquer caminho, confira em 100 % que o carimbo não cobre valor, data, assinatura ou nome impresso.

Todas as páginas, ou entre as páginas

Alguns parceiros pedem carimbo em todas as páginas, e na Ásia Oriental contratos de várias páginas costumam levar um selo de junção entre as bordas, para que nenhuma página seja trocada sem deixar rastro. No Brasil é mais comum rubricar todas as folhas; o carimbo em cada página cumpre um papel visual parecido.

• Todas as páginas no Word: carimbo no cabeçalho ou rodapé, ou a opção de todas as páginas da ferramenta para Word.
• Todas as páginas no PDF: o escopo «todas as páginas» da ferramenta de PDF põe o carimbo no mesmo lugar em cada página.
• Selo de junção: é preciso dividir o selo em faixas que se encaixam quando as páginas são abertas em leque. À mão é trabalhoso; a ferramenta de PDF divide automaticamente pelo número de páginas.

Para contratos, veja Selo em contratos.

Trave antes de enviar

Um carimbo flutuando num Word editável pode ser movido ou apagado por qualquer um, e pode sair do lugar se a versão do Word de quem recebe diagramar a página de outro jeito.

1. Exporte em PDF. Arquivo › Salvar como › PDF. Escolha «Padrão» e não «Tamanho mínimo», para não perder qualidade nas imagens.
2. Abra num segundo leitor. O do navegador basta. O carimbo está onde você pôs? Nada ficou escondido?
3. Confira o tamanho. Um PDF de uma página com 15 MB normalmente tem uma imagem exagerada. Exporte o carimbo de novo no tamanho necessário.

Se quem recebe pedir expressamente um Word editável, pergunte se quer mesmo o carimbo nele. Muitas vezes basta o PDF final assinado.

Os problemas de sempre

• Retângulo branco em volta: o arquivo é JPG ou PNG com fundo. Exporte um PNG transparente.
• O carimbo pula quando o texto muda: está ancorado a um parágrafo. Na frente do texto e posição fixa na página.
• Borrado na impressão: poucos pixels ou o Word compactou. Exporte maior e desative a compactação.
• Parece colado: uma leve rotação de 2 a 5 graus e uma opacidade de tinta normal ficam mais naturais do que um carimbo perfeitamente reto e enorme.
• Sai claro demais: algumas impressoras clareiam o azul ou o vermelho puros. Faça um teste e ajuste a cor em vez de aumentar o carimbo.

O que colocar o carimbo não faz

Colocar a imagem de um carimbo faz o documento parecer carimbado. Não prova quem colocou nem impede alterações depois. Para orçamentos e cartas do dia a dia, muitas vezes ninguém espera mais do que isso. Para documentos que precisam valer juridicamente, use um processo de assinatura de verdade. Selo em imagem tem validade jurídica? e Selo eletrônico vs. assinatura eletrônica explicam onde fica a linha.

Quando estiver pronto, crie o selo no gerador de selos e exporte no tamanho que o documento pede.