Selo eletrônico vs. assinatura eletrônica: qual a diferença?

Um portal de licitação pede para «assinar com o certificado digital da empresa». A TI diz que vocês já usam uma plataforma de assinatura. O financeiro tem um PNG do carimbo de CNPJ. O jurídico fala em «e-CNPJ A1 ou A3». Os quatro falam de coisas diferentes com palavras que parecem a mesma.

Não são. «Selo eletrônico», «assinatura eletrônica» e «assinatura digital» se sobrepõem, mas cada um tem seu sentido, e em alguns sistemas jurídicos um deles é um conceito preciso. Saber do que o documento realmente precisa evita ficar aquém (mandar uma imagem onde era preciso prova) e exagerar (emitir certificado para um orçamento que ninguém vai contestar).

Este artigo é informação geral, não aconselhamento jurídico. Os requisitos dependem do país, do documento e das partes.

Quatro coisas, um só vocabulário

No dia a dia, as pessoas costumam querer dizer uma destas quatro:

1. Uma imagem de carimbo. A imagem de um selo, por exemplo um PNG transparente, colocada no documento. É o que a maioria dos geradores de «selo eletrônico» produz, este incluído. Uma marca visual, nada mais.
2. Uma assinatura eletrônica. Um conceito jurídico amplo: dados em forma eletrônica ligados a outros dados e usados pelo signatário para assinar. Um nome digitado, uma assinatura desenhada ou um clique numa plataforma podem ser isso.
3. Uma assinatura digital. Uma técnica específica: assinatura criada com criptografia de chave pública, em geral apoiada num certificado. Liga matematicamente o documento à chave do signatário e denuncia qualquer alteração posterior.
4. Um selo eletrônico da organização. O equivalente, para uma pessoa jurídica, da assinatura eletrônica de uma pessoa.

A confusão nasce de misturar o primeiro com o quarto. Têm o mesmo nome e quase nada mais em comum.

Brasil: ICP-Brasil, e-CNPJ e a Lei 14.063/2020

No Brasil, a MP 2.200-2/2001 criou a ICP-Brasil e estabeleceu que documentos assinados com certificados dessa infraestrutura presumem-se verdadeiros em relação aos signatários; ela também permite outros meios de comprovar autoria e integridade, desde que aceitos pelas partes. A Lei 14.063/2020 organizou as assinaturas eletrônicas em três níveis, simples, avançada e qualificada, esta última a que usa certificado ICP-Brasil.

O exemplo mais claro de «selo da organização» no dia a dia brasileiro é o e-CNPJ: o certificado digital emitido em nome da empresa, usado para emitir nota fiscal eletrônica, enviar obrigações à Receita, participar de licitações e assinar documentos em nome da pessoa jurídica. Ele representa a empresa, não um funcionário. É, na prática, o carimbo de CNPJ em versão criptográfica.

Compare com a imagem do carimbo: qualquer um pode copiá-la, e depois de colocada ninguém percebe se o documento mudou. Por isso a imagem, sozinha, não é uma assinatura eletrônica confiável.

União Europeia: selo eletrônico é um termo preciso

O regulamento eIDAS, que vale em Portugal, define o selo eletrônico como dados em formato eletrônico apensos ou logicamente associados a outros dados, para garantir sua origem e integridade. A diferença em relação à assinatura eletrônica é quem cria: a assinatura, uma pessoa singular; o selo, uma pessoa coletiva. A assinatura expressa a vontade de uma pessoa; o selo diz «este documento veio desta organização e não foi alterado desde então». Ambos têm três níveis, simples, avançado e qualificado, e o selo eletrônico qualificado goza de presunção de integridade dos dados e de correção da origem.

Repare no que falta na definição: qualquer exigência de aparência. Um selo eletrônico qualificado pode não ter imagem alguma. E, ao contrário, uma imagem de carimbo, por mais convincente, não é um selo eletrônico no sentido do eIDAS.

Assinatura digital: a engrenagem por baixo

A assinatura digital é como normalmente se constroem assinaturas e selos eletrônicos robustos. O programa calcula uma impressão digital (hash) do documento e a cifra com a chave privada. Quem tem a chave pública correspondente, em geral dentro do certificado, consegue verificar que a assinatura saiu daquela chave e que o documento não mudou desde então.

No leitor de PDF isso aparece no painel de assinaturas: «Assinado e todas as assinaturas são válidas», o titular do certificado e um aviso se houve alteração posterior. Um PDF só com a imagem do carimbo não mostra nada ali, porque não há o que verificar.

Os países com cultura de selo

• China. A lei de assinatura eletrônica dá à assinatura eletrônica confiável o mesmo efeito da assinatura de próprio punho ou do selo; os selos eletrônicos das empresas são geridos em plataformas certificadas.
• Japão e Coreia. As leis reconhecem assinaturas baseadas em certificado; a Coreia acabou em 2020 com o status especial dos antigos certificados credenciados pelo Estado.

Também lá a imagem vermelha conhecida costuma aparecer no documento final. Mas num documento assinado corretamente ela é só o rosto de uma assinatura criptográfica.

Como saber o que você tem em mãos

1. Abra o painel de assinaturas no Acrobat Reader ou outro leitor que as mostre. Se aparecer uma assinatura válida com titular, o documento tem assinatura digital.
2. Clique no carimbo. Se for uma imagem ou anotação selecionável sem assinatura por trás, é uma imagem.
3. Procure o relatório de assinatura. As plataformas costumam anexar um certificado com signatários e horários.
4. Na dúvida, pergunte a quem enviou.

Do que você precisa de verdade?

• Orçamento, recibo ou carta de rotina entre partes que já se falam por e-mail: imagem do carimbo ou assinatura simples costumam bastar.
• Um contrato que você talvez precise fazer valer: assinatura eletrônica avançada ou qualificada, por uma plataforma com trilha de auditoria.
• Documento com forma exigida em lei ou envio a órgão público: confira a regra. Pode ser preciso certificado ICP-Brasil, conta gov.br de nível adequado ou o original.
• Documentos que a empresa emite em volume: assinatura com e-CNPJ ou, na Europa, selo eletrônico avançado ou qualificado.
• Um portal que pede «o selo eletrônico da empresa»: leia as instruções. Alguns querem uma imagem para exibir, outros o certificado.

Selo em imagem tem validade jurídica? aprofunda o que uma imagem pode e não pode fazer.

O lugar que sobra para a imagem do carimbo

Imagens de carimbo não ficam inúteis por isso. Muitas plataformas de assinatura deixam cadastrar a imagem do carimbo como aparência visível de uma assinatura ou de um selo: quem espera ver o carimbo vê, e a criptografia faz o trabalho jurídico. Uma imagem limpa, transparente e no tamanho certo é exatamente o que essas plataformas pedem.

É aí que entra o gerador de selos: ele cria a arte do carimbo para design, maquetes, correspondência de rotina e como imagem visível dentro de um processo de assinatura de verdade. Não verifica identidade nem cria assinatura digital. Use-o para a aparência e um serviço de assinatura adequado para o efeito jurídico.