APROVADO, RASCUNHO, CONFIDENCIAL: carimbos de controle

Em todo escritório, de papel ou digital, chega a hora em que alguém olha um documento e pergunta: essa é a versão final? Já foi pago? Posso mandar para o cliente?

Uma assinatura responde o quem. Uma data, o quando. Nenhuma diz em que etapa o documento está. Esse é o trabalho do humilde carimbo de situação: RECEBIDO, APROVADO, RASCUNHO, CONFIDENCIAL, PAGO, CANCELADO, CÓPIA. Ninguém emoldura. Mas, por centímetro quadrado, eles evitam mais confusão do que qualquer outra marca na página.

Este guia mostra como escolher, desenhar e posicionar esses carimbos. Para o carimbo da empresa e a área de assinatura, veja Como desenhar um selo empresarial e Onde colocar o carimbo digital. Aqui falamos dos burros de carga, os que acompanham o documento a vida toda.

Por que carimbos de situação ainda importam

Dá para pensar que controle de versão, horário dos e-mails e botões de aprovação deixaram esses carimbos inúteis. Não deixaram, pelo mesmo motivo que a placa de «Tinta fresca» não foi trocada por um registro num banco de dados. O carimbo está no próprio objeto. Não é preciso abrir outro sistema para saber o que se tem nas mãos.

Isso pesa ainda mais quando o documento sai do seu sistema. Um PDF anexado não tem ligação com o seu fluxo de aprovação. Um contrato impresso na mesa não sabe nada da sua ferramenta de gestão. Uma nota digitalizada no arquivo de outra pessoa não carrega metadados da sua contabilidade. O carimbo viaja com o documento, e é aí que está todo o valor dele.

No Brasil, dois carimbos são clássicos. O RECEBIDO EM //__, com data e rubrica, carimbado no protocolo de órgãos públicos e na recepção das empresas, porque a data de entrega pode contar para prazos e disputas. E o CONFERE COM O ORIGINAL, usado por quem compara uma cópia com o documento original. Desde a Lei 13.726/2018, órgãos públicos em geral não podem exigir cópia autenticada em cartório quando o próprio servidor pode comparar a cópia com o original e atestar a autenticidade; esse carimbo, com nome e assinatura de quem conferiu, é o registro disso.

Os carimbos de que você realmente precisa

Nem todo escritório precisa de todos. Aqui vai um inventário prático por função; fique com os que combinam com o seu fluxo.

Carimbos de situação

RASCUNHO. O mais importante e o mais esquecido. Um documento marcado RASCUNHO não pode ser confundido com a versão final. Rascunhos são encaminhados, impressos, arquivados e às vezes tratados como definitivos. «PARA REVISÃO» ou «NÃO É A VERSÃO FINAL» funcionam igual.

APROVADO / DE ACORDO. Alguém com autoridade revisou e aceitou o documento. O carimbo não substitui a assinatura, ele complementa e deixa a situação visível num relance. Inclua uma linha de data ou espaço para rubrica.

REPROVADO. Menos comum, útil quando documentos passam por várias revisões. «DEVOLVIDO» ou «CORRIGIR E REENVIAR» soam mais leves.

Carimbos financeiros

PAGO. Com data, um dos carimbos mais úteis que existem: o documento vira o próprio comprovante. Seis meses depois, você sabe na hora se foi quitado.

RECEBIDO. Para notas de fornecedores, entregas, requerimentos. Registra quando o documento chegou, o que importa para prazos, condições de pagamento e disputas.

CANCELADO. Para cheques, documentos substituídos ou retirados. Precisa ser grande e impossível de ignorar; num documento financeiro, deve passar por cima dos campos principais como valor e favorecido. Atenção: uma nota fiscal eletrônica não se cancela com carimbo, e sim pelo procedimento próprio no sistema fiscal; o carimbo num espelho impresso é só um aviso adicional.

Carimbos de confidencialidade

CONFIDENCIAL. Indica que o documento não deve circular livremente. Não impõe nada, mas registra a intenção de quem enviou, o que pode pesar numa disputa sobre divulgação.

USO INTERNO. Versão mais leve: dentro da organização, sim; fora, não.

CÓPIA / 2ª VIA. Nas cópias distribuídas, impede que uma delas passe por original.

Carimbos de fluxo

PARA CIÊNCIA / PARA ASSINATURA. Mostra que o documento espera a atenção de alguém.

REVISADO. Esta versão inclui mudanças de uma revisão anterior, de preferência com data ou número de versão.

LANÇADO. O comprovante já foi registrado na contabilidade, uma proteção contra lançamento em duplicidade.

Desenhar um carimbo de situação que funcione

As prioridades não são as do carimbo da empresa. O carimbo de CNPJ identifica; o de situação precisa ser lido na hora, muitas vezes pequeno, torto, meio em cima do texto ou numa digitalização ruim.

Formato: retângulo, não círculo. Texto lê melhor na horizontal. «APROVADO» num círculo desperdiça espaço e lê pior. Veja Redondo, oval ou quadrado.

Letra: grossa, simples, grande. Uma sem serifa pesada, legível em miniatura e depois de uma cópia ruim. Nada de fonte decorativa, traço fino ou versão estreita. E mantenha os acentos: «CÓPIA», «SITUAÇÃO».

Cor: não preta. O carimbo precisa se destacar do texto, quase sempre preto. Vermelho é o clássico e passa urgência, azul parece institucional, verde às vezes é usado para APROVADO. Escolha uma e mantenha; veja Cor e contraste do carimbo.

Tamanho: visível sem cobrir. Um carimbo retangular de situação costuma ter de 40 a 60 mm de largura por 15 a 25 mm de altura. Exporte com pelo menos 600 pixels de largura para ficar nítido impresso ou ampliado; veja Tamanho e resolução do carimbo.

Inclua a data. APROVADO é útil; APROVADO com data, muito mais. Preveja uma linha ou um quadro, ou gere a cada vez uma imagem com a data incluída.

Posicionar os carimbos de situação

As regras diferem das do carimbo da empresa: aqui não é identidade, é situação.

Primeira página, canto superior direito. O lugar comum para RASCUNHO, CONFIDENCIAL ou PARA ASSINATURA. O olho vai ali depois do título, e o carimbo não disputa com o papel timbrado. Aparece até na miniatura. É também onde costuma ir o RECEBIDO do protocolo.

Na diagonal da página. Para RASCUNHO e CANCELADO: um texto grande e claro do canto inferior esquerdo ao superior direito, como marca d'água. Impossível de ignorar e legível por baixo com pouca opacidade.

Junto ao campo afetado. PAGO junto ao total, RECEBIDO junto à data ou ao remetente, APROVADO junto à assinatura, CONFERE COM O ORIGINAL junto à área onde quem conferiu assina.

Todas as páginas ou só a primeira? Os de confidencialidade, em todas, porque qualquer página pode ser separada. Os de situação, normalmente a primeira basta.

Montar seus carimbos

No gerador de selos, mude para um layout retangular, digite a palavra, escolha uma letra grossa e sua cor, e exporte como PNG transparente; veja Como criar um selo PNG com fundo transparente. Para numeração sequencial, o gerador tem um carimbo de aprovação que avança data e número automaticamente.

Para colocar o carimbo num PDF sem Acrobat, use a ferramenta de carimbo em PDF; no Word, siga Como colocar um selo em PDF ou no Word.

Algumas dicas para a sua coleção:

• Uma pasta de carimbos prontos. Cada variante como PNG transparente em tamanho constante e bem nomeada: carimbo-aprovado-vermelho-600px.png, carimbo-rascunho-cinza-600px.png. Há um esquema de nomes em Gestão dos arquivos do carimbo.
• Versões com data quando precisar. Para PAGO e RECEBIDO, gere uma versão com a data incluída. Trinta segundos, e fica melhor que data escrita à mão num carimbo digital.
• A mesma linguagem visual do carimbo da empresa. Mesma cor, borda parecida: parecem da mesma casa.

Quando um carimbo não basta

Carimbos de situação são sinais visuais. Não são controle de acesso, nem trilha de auditoria, nem instrumento jurídico. CONFIDENCIAL não criptografa nada. APROVADO não prova quem aprovou nem quando, a não ser que venha com rubrica e data.

Para documentos que exigem uma cadeia de aprovação verificável, setores regulados, processos judiciais, auditorias, a imagem de um carimbo complementa seu sistema de aprovação, não o substitui. A diferença entre uma marca visual e uma assinatura eletrônica está em Selo eletrônico vs. assinatura eletrônica.

Mas, no dia a dia, notas a marcar como pagas, rascunhos que não podem passar por finais, cópias que não devem ser apresentadas como originais, um carimbo bem desenhado faz o trabalho em silêncio e quase de graça. Só pede um olhar. E como os documentos viajam por cadeias de e-mail, pastas compartilhadas e WhatsApp perdendo contexto pelo caminho, um carimbo que viaja junto vale mais do que um status que ficou no sistema onde o documento nasceu.