PDF나 Word 문서에 도장 넣는 법

오후 4시 50분. 견적서는 오늘 안에 나가야 하고, 거래처는 "날인해서 PDF로 보내 달라"고 합니다. 손에는 회사 도장 이미지가 있습니다. 문서에 넣자 서명란이 통째로 다음 쪽으로 넘어가고, 다시 끌어오니 위 문단이 줄바꿈을 새로 하면서 합계 금액이 두 줄로 쪼개집니다. 10분 뒤, 도장은 흰 네모를 업은 채 날짜 절반을 가리고 있습니다.

이 문제들은 모두 원인이 단순하고, 어느 것도 도장 탓이 아닙니다. 실제로 많이 쓰는 프로그램별로 도장 넣는 법을 설명하고, 파일이 내 컴퓨터를 떠나기 전에 위치를 고정하는 점검 사항을 정리합니다.

시작하기 전에: 투명하고 크기가 맞는 파일

배치가 순조로운지는 두 가지에 달려 있습니다.

배경이 투명할 것. 흰 배경이나 색 배경이 있는 이미지는 아래 글자를 가립니다. 투명 PNG로 내보내고, 쓰기 전에 어두운 배경 위에서 확인하세요. 배경이 투명한 PNG 도장 만들기에서 자세히 다룹니다.
픽셀이 충분할 것. A4 문서의 법인 도장은 지름 약 40 mm 전후가 흔하고, 300 DPI로 계산하면 약 470픽셀입니다. 부족하면 인쇄물이 흐립니다. 계산법은 도장 크기와 해상도 가이드에 있습니다.

도장 생성기에서 만든 도장이라면 한 단계를 건너뛸 수 있습니다. 실제 크기로 도장을 배치한 Word 파일이나 PDF를 내보낼 수 있고, 브라우저에서 쓰는 PDF·Word 날인 도구로 도장을 바로 넘길 수도 있습니다.

한글(HWP)에 도장 넣기

한국에서는 공문, 견적서, 거래명세서를 한글 문서로 만드는 곳이 많습니다.

입력 › 그림 › 그림에서 PNG를 고릅니다. "글자처럼 취급" 옵션은 해제하세요. 켜져 있으면 도장이 글자 한 자처럼 줄 안에 들어가 문단을 밀어냅니다.
그림을 선택하고 개체 속성(더블클릭) › 기본 탭에서 본문과의 배치를 글 앞으로로 바꿉니다. 이제 도장이 글 위에 떠서 본문이 움직이지 않습니다.
같은 탭에서 위치 기준을 종이 또는 쪽으로 정하면, 위 문단을 고쳐도 도장이 따라 내려가지 않습니다.
크기는 너비·높이를 mm로 직접 입력하고 "크기 고정"으로 비율을 묶어 둡니다.
회사명이나 대표자 이름 끝에 살짝 겹치게 두는 것이 일반적입니다. 이름을 절반쯤 가리면 읽기 어렵습니다.

한글 문서 서식에 도장을 넣어 두면, 그 파일을 가진 사람은 누구나 도장이 찍힌 문서를 만들 수 있게 됩니다. 누가 서식을 쓸 수 있는지 정해 두세요. 법인 도장 보관과 날인 통제에서 이 문제를 다룹니다.

Microsoft Word(Windows·Mac)

Word는 그림을 "아주 큰 글자 하나"처럼 줄 안에 넣는 것이 기본값입니다. 넣자마자 문서가 다시 배치되는 이유입니다. 그림을 글의 흐름에서 빼내면 해결됩니다.

그림 삽입. 삽입 › 그림 › 이 디바이스에서 PNG를 고릅니다.
텍스트 줄 바꿈 변경. 그림을 클릭하고 옆의 레이아웃 옵션(또는 그림 서식 › 텍스트 줄 바꿈)에서 텍스트 앞을 고릅니다.
위치 잡기. 서명란으로 끌어다 놓고, Shift를 누른 채 모서리를 끌어 비율을 유지하며 크기를 조절합니다.
정확한 크기. 오른쪽 클릭 › 크기 및 위치에서 가로세로 비율을 고정하고 너비를 입력합니다. 예: 4 cm.
페이지에 고정. 레이아웃 옵션에서 페이지에서 위치 고정을 고릅니다. 그렇지 않으면 도장이 문단에 묶여, 위쪽 글을 고칠 때 함께 움직입니다.

한 번만 바꿔 두면 좋은 설정도 있습니다. 파일 › 옵션 › 고급 › 이미지 크기 및 품질 › 파일의 이미지 압축 안 함. Word는 저장할 때 이미지를 압축하는 것이 기본이라 선명한 도장이 뭉개질 수 있습니다.

모든 쪽에 도장이 필요하면 본문 대신 머리글이나 바닥글에 넣습니다. 원본 Word 파일을 건드리기 싫다면 브라우저에서 쓰는 Word 날인 도구로 .docx의 원하는 쪽에 도장을 놓거나, 머리글을 통해 모든 쪽에 반복한 뒤 내려받을 수 있습니다.

PDF에 도장 넣기

PDF는 원래 편집을 전제로 만든 형식이 아니라서, 기존 쪽 위에 그림이나 주석을 겹치는 방식이 됩니다. 방법은 크게 세 가지입니다.

브라우저에서, 설치 없이. PDF 날인 도구는 PDF를 내 컴퓨터에서 열고, 끌어서 위치를 잡고, 크기와 투명도를 조절하며, 한 쪽만·모든 쪽·쪽 경계에 걸친 간인 중에서 고를 수 있습니다. 내보낼 때 도장을 PDF에 합칩니다. 파일은 업로드되지 않습니다. 자세한 단계는 Acrobat 없이 PDF에 도장 찍는 법에 있습니다.

Adobe Acrobat Pro. "PDF 편집 › 이미지 추가"로 PNG를 놓습니다. 같은 도장을 자주 쓰면 스탬프 도구에서 사용자 정의 스탬프를 만들 수도 있습니다. 다만 사용자 정의 스탬프는 주석이라, 받는 사람이 Acrobat으로 선택해 지울 수 있습니다. 필요하면 평면화하세요.

Mac의 미리보기. 도장 PNG를 미리보기에서 열어 전체 선택·복사한 뒤, PDF를 열고 붙여 넣으면 끌고 크기를 바꿀 수 있는 개체로 들어갑니다. 마지막으로 새 PDF로 저장합니다.

어떤 방법이든 100% 화면에서 도장이 금액, 날짜, 서명, 인쇄된 이름을 가리지 않는지 확인하세요.

모든 쪽 날인과 간인

거래처에 따라 모든 쪽에 날인하라고 하거나, 여러 쪽 계약서에서 쪽을 바꿔 끼우지 못하도록 간인을 요구하기도 합니다.

Word 모든 쪽: 머리글·바닥글에 넣거나 Word 날인 도구의 모든 쪽 옵션을 씁니다.
PDF 모든 쪽: PDF 날인 도구의 "모든 쪽" 범위로 각 쪽 같은 위치에 찍습니다.
간인: 도장을 쪽수에 맞춰 나누어, 종이를 펼쳤을 때 이어지게 해야 합니다. 손으로 하면 번거롭고 틀리기 쉬우니 PDF 날인 도구의 자동 분할을 쓰는 편이 확실합니다.

계약서·청구서·증명서의 일반적인 날인 위치는 디지털 도장 배치 가이드, 계약서 특유의 관행은 계약서와 도장에서 다룹니다.

보내기 전에 고정하기

편집 가능한 문서 위에 떠 있는 도장은 파일을 연 사람 누구나 옮기거나 지울 수 있습니다. 상대방 프로그램에서 배치가 달라지면 위치도 어긋납니다.

PDF로 저장. 한글은 파일 › PDF로 저장하기, Word는 파일 › 다른 이름으로 저장 › PDF. Word에서는 이미지가 손상되지 않도록 "최소 크기" 대신 "표준"을 고릅니다.
다른 뷰어로 열기. 브라우저 내장 PDF 뷰어면 충분합니다. 도장이 놓은 자리에 있는지, 아래 글자가 가려지지 않았는지 봅니다.
파일 크기 보기. 1쪽짜리 PDF가 십수 MB라면 도장 이미지가 너무 큽니다. 필요한 크기로 다시 내보내세요.

상대가 편집 가능한 파일을 원한다면, 도장이 필요한지 먼저 물어보세요. 날인은 최종 PDF에만 있으면 되는 경우가 많습니다.

자주 생기는 문제

도장에 흰 네모가 생긴다: JPG이거나 배경 있는 PNG입니다. 투명 PNG로 다시 내보냅니다.
글을 고치면 도장이 움직인다: 문단에 묶여 있습니다. "글 앞으로/텍스트 앞"과 위치 고정을 설정합니다.
인쇄하면 흐리다: 픽셀 부족이거나 Word의 이미지 압축 때문입니다. 크게 내보내고 압축을 끕니다.
붙여 넣은 티가 난다: 2~5도 살짝 기울이고, 이름에 조금 겹치고, 보통 인주 농도로 두는 편이 반듯하고 큼직한 도장보다 자연스럽습니다.
인쇄하면 색이 연하다: 순수한 빨강을 옅게 뽑는 프린터가 있습니다. 도장을 키우지 말고 시험 인쇄 후 색을 조정하세요.

도장을 넣어도 달라지지 않는 것

도장 이미지를 넣으면 문서는 날인된 것처럼 보입니다. 하지만 누가 넣었는지는 증명하지 못하고, 그 뒤의 수정도 막지 못합니다. 일상적인 견적서나 공문이라면 상대도 그 이상을 기대하지 않는 경우가 많습니다. 법적 효력이 필요한 문서에는 정식 서명 절차를 쓰세요. 경계가 어디인지는 도장 이미지에 법적 효력이 있을까?와 전자도장과 전자서명의 차이에서 설명합니다.

준비가 되면 도장 생성기에서 도장을 디자인하고 문서에 필요한 크기로 내보내세요.