如何把印章加到 PDF 或 Word 文档

下午四点五十，报价单今天必须发出去，客户要求"盖章回传"。你手上有一张印章图片，拖进 Word，整个落款区跳到了下一页；拖回来，上面一段文字重新换行，合计金额被拆成了两行；十分钟后，印章顶着一个白框，压住了一半日期。

这些问题每一个都有简单的原因，而且都不是印章本身的错。下面按大家实际在用的软件，讲清楚怎么把印章放进去，以及文件离开你电脑之前要做哪些检查，确保印章待在原位。

开始之前：一个干净、尺寸合适的文件

放章顺不顺，取决于两件事：

透明背景。 印章文件带白底或色底，就会盖住下面的内容。导出 PNG 时打开透明背景，用之前放在深色背景上检查一下。透明背景 PNG 印章的制作方法有详细说明。
像素够用。 A4 纸上的公章，直径通常在 40 到 42 mm 左右，按 300 DPI 算大约需要 470 到 500 像素。像素不够，打印出来就发虚。印章尺寸与分辨率指南里有换算方法。

如果印章是在印章生成器里做的，可以省一步：它能直接导出一个按真实尺寸放好印章的 Word 文件或 PDF，也可以把印章一键交给浏览器里的 PDF 和 Word 盖章工具。

Word 和 WPS 默认把图片当作一个很大的"字"，嵌在文字行里，所以一插入整页就重排。解决办法是让图片脱离文字流。

Word 里还有一个值得一次性改掉的设置：文件 › 选项 › 高级 › 图像大小和质量 › 不压缩文件中的图像。Word 默认保存时会压缩图片，清晰的印章会因此变糊。

需要每页都有章，就把印章放进页眉或页脚，而不是正文。如果不想动原 Word 文件，可以用浏览器里的 Word 盖章工具，在 .docx 的任意页放章，或通过页眉每页重复，再下载盖好章的文件。

在大陆，很多单位的习惯是打印出来、盖实体章、再扫描成 PDF 发出去。这种做法的好处是对方看到的是真实印泥的痕迹，坏处是扫描件往往歪斜、发灰、文件很大。如果对方接受直接放置的印章图片，电子放章的效果其实更清楚；如果对方明确要求实体章扫描件或电子合同平台签章，就按对方要求来，不要用图片代替。

需要盖备案公章的正式文件，章应该由保管人按单位用印流程盖；印章图片只用于对方认可的日常往来文件。印章保管与用印管理讲了这条线该怎么划。

PDF 本来就不是为编辑设计的，所以加章其实是在现有页面上叠加一张图片或注释。常见有三种方法。

在浏览器里，不用安装任何软件。 PDF 盖章工具在本地打开 PDF，拖动定位、调大小、调透明度，可以只盖一页、每页都盖，或者盖跨页的骑缝章，导出时把印章合并进 PDF。文件不会上传。不用 Acrobat 怎么给 PDF 盖章有完整步骤。

Adobe Acrobat Pro。 用"编辑 PDF › 添加图像"放 PNG；如果同一枚章要反复用，可以在图章工具里创建自定义图章。自定义图章很方便，但它仍是注释，收件人用 Acrobat 就能选中删除，除非你把文件拼合。

WPS PDF。 WPS 的 PDF 功能里也可以插入图片作为印章，操作和 Word 类似：插入、调整大小、拖到位置，最后另存为新 PDF。

不管用哪种方法，都放大到 100% 检查：印章没有压住金额、日期、签名或打印的姓名。

有的交易对象要求每页都盖章；多页合同在大陆还常常要求骑缝章，把一枚章分到各页边缘，防止中途换页。

印章放置位置指南讲了合同、发票、证书上的章通常放哪里，合同上的印章讲了合同场景特有的惯例。

印章浮在可编辑的 Word 文件里，任何打开文件的人都能挪动、缩放或删除它；对方的 Word 版本排版不同时，它也可能跑位。

如果对方明确要可编辑的 Word 文件，先问清楚是否需要盖章。很多人只需要最终签字盖章的 PDF。

把印章图片放进文档，文件看起来盖了章；但它证明不了是谁放的，也挡不住之后有人修改文件。日常的报价单和往来函件，大家往往也只期待这些。需要真正法律效力的文件，应该走正规的签署流程。图片印章具有法律效力吗？和电子印章与电子签名的区别讲清楚了界线在哪里。