香港電子簽署與電子公司印：《電子交易條例》容許甚麼

觀塘一間公司的財務經理，手上有份供應商合約準備好了。供應商的平台要一位獲授權董事在線上按掣簽署，對方客戶經理就補一句：「簽名頁照舊蓋埋公司印。」同一個下午，還要經網上系統向政府部門遞交牌照續期，系統要求的卻是「數碼簽署」，不是按一下就算。一日之內三種簽署要求，背後各有不同規則。

原因在香港的**《電子交易條例》**（第 553 章，下稱 ETO）。它把簽署分成兩條軌道：私人之間的往來，以及與政府的往來；然後再把一小批文件從兩條軌道都剔出去。至於每間香港公司都有的公司印，根本不在條例範圍之內。

本文為一般性資訊，不構成法律意見。法律會變動，且因個案而異；具體情況請諮詢香港律師。

第一條軌道：私人往來

法律規定須有簽署，而雙方都不是政府單位時，ETO 接受電子簽署，條件有三：

所用方法能識別該人，並表明其對資料的認證或批准；
就傳達該資料的目的而言，方法可靠及適當；
接收方同意使用該方法。

第三個條件最常被香港公司忽略，因為不少地方的法律不會明文寫出來。同意不需要甚麼儀式：對方主動發電子簽署連結過來，明顯已同意；合約內寫明雙方同意以電子方式簽署，也就解決了。出事的通常是單方面的情況：你把貼了簽名圖的 PDF 電郵給一個從未同意任何電子方式的人，對方事後否認。打算倚賴電子簽署的話，就把「同意」寫進文件或附信。

留意這條軌道上 ETO 沒有要求的東西：證書、指定技術、指定供應商都不用。正規的電子簽署平台，審計紀錄能顯示誰、幾時、用哪個已驗證電郵簽署，對一般商業文件而言足以符合「可靠」的條件。

第二條軌道：與政府往來

任何一方是政府單位時，門檻較高：須以獲認可證書支持的數碼簽署滿足簽署要求，即用認可核證機關簽發的證書、在有效期內並按其條款作出的密碼學簽署。手寫畫上去的簽名或按一下確認，不論審計紀錄多齊全，在這條軌道上都不夠。

對大多數人和公司而言，有兩條路：

香港郵政電子證書（e-Cert）：香港郵政核證機關簽發個人及機構電子證書，是企業向政府系統遞交文件的傳統選擇。
「智方便+」：自 2020 年 12 月起，香港郵政向「智方便+」用戶免費簽發**「智方便」數碼證書（iAM Smart-Cert）**，有效期一年，私人密碼匙由「智方便」系統保管。香港郵政形容它可在 ETO 下作具法律效力的數碼簽署。部分政府簽發牌照的系統容許公司授權個別人士以「智方便+」簽署遞交。登記「智方便+」須親身辦理，可到自助登記站、登記服務櫃位或流動登記隊。

實務重點：政府系統會寫明接受哪一種。不要以為商業電子簽署平台的簽名可以用來向政府遞交，除非該平台已整合認可證書，否則通常不行。

ETO 豁除甚麼

ETO 附表 1 列出電子紀錄及簽署條文不適用的事項。公司較常碰到的有：

遺囑、遺囑附件及其他遺囑性質文件；
信託（歸復信託、隱含信託及推定信託除外）；
授權書；
誓言及誓章、法定聲明；
法院判決、命令及手令；
可流轉票據；
涉及土地的文件，例如可在土地註冊處註冊、影響土地的契據、轉易契及其他文書，以及政府租契和批地條件。

這份清單不是一成不變。2024 年 ETO 經修訂，政府亦另行訂立豁除命令，讓更多政府服務可以網上辦理，例如過往不在條例範圍內的身份證申請。方向很清楚，但遺囑、信託、授權書、宣誓文件和土地文件這幾類，仍然是把交易拉回紙本的主因。某份文書是否被豁除，請先查電子版香港法例上的現行附表。

契據又如何？

香港公司經常簽立契據：擔保、抵押文件、部分和解協議。根據《公司條例》（第 622 章），公司毋須備有法團印章，可由兩名董事、一名董事加公司秘書，或唯一董事簽署來簽立文件。但契據能否以電子方式簽立，比一般合約不明朗，因為契據有簽立及交付等形式要求，與土地有關的契據更直接被豁除。不少香港律師簽契據時仍偏好親筆簽署，或與對方律師另行協定分開處理。這類文件應該簽之前問清楚，而不是簽完才問。

公司印放在哪裡

ETO 完全沒有提及公司印，這正是重點。法律上，香港公司透過有權人士行事；印只是文件經過公司的證據，不是法律效力的來源（詳見香港公司印章）。商業上，公司印卻無處不在：供應商要、銀行戶口授權書常記錄「蓋印＋授權簽署」的組合，很多對手方亦會找簽名線上方那個長方形「For and on behalf of」簽名印。

放到電子文件上，它就是一個要處理好的呈現層：

簽署前先放公司印圖。 電子簽署平台通常會在完成後把 PDF 封存。簽完再加圖等於修改已簽文件，簽署可能顯示為無效或文件已被更改。準備文件時就把印放好，再送出簽署。
配合真正的簽署，不可取而代之。 私人往來，符合 ETO 條件的是電子簽署；與政府往來，只有獲認可證書支持的數碼簽署才算。
跟銀行的流程，不要跟習慣。 銀行授權書寫明紙本指示要「蓋印＋簽署」，網上銀行通常另有一套認證（保安編碼器、App 確認）。電郵 PDF 上的公司印圖，兩者都代替不了。
看好圖檔。 一張清晰的公司印和簽名印 PNG 很容易被濫用。不要放在共用資料夾，對外發送時用平面化的 PDF。詳見印章檔案管理指南。

快速對照

私人之間的商業合約：正規平台電子簽署，並記錄對方同意
供應商或客戶要求「蓋埋印」：簽署前把公司印圖放在簽名旁
向政府部門遞交：按系統要求，以認可證書（e-Cert、「智方便+」）作數碼簽署
董事會決議、內部審批：電子簽署常見；先看組織章程細則有無程序要求
契據或擔保：先徵詢律師意見；親筆簽署仍常見
遺囑、信託、授權書、誓章、法定聲明：被豁除；以紙本及一貫形式辦理
物業轉易、按揭、擬註冊的租約：被豁除；經律師以紙本辦理

本工具的定位

印章產生器可以製作公司印圖形：圓形公司印、中英雙語公司印，以及長方形「For and on behalf of」簽名印，可匯出透明 PNG 或 SVG；PDF 蓋印工具可在送出簽署前把印放到 PDF 上。公司印圖在 ETO 兩條軌道上都不是電子簽署：它不識別簽署人、不記錄同意、也沒有證書。文件需要法律效力時，請用電子簽署平台或認可證書，並且絕不可用產生的印章冒充你並不代表的機構。

常見問題

電子簽署在香港有法律約束力嗎？ 大部分私人商業文件有。方法能識別簽署人及其批准、可靠及適當，而接收方同意，ETO 就接受。

為甚麼政府系統不接受我的電子簽署？ 因為與政府單位往來，須以獲認可證書支持的數碼簽署，例如香港郵政 e-Cert 或「智方便」數碼證書，一般電子簽署達不到這個要求。

「智方便+」收費嗎？ 香港郵政免費簽發「智方便」數碼證書，有效期一年；登記「智方便+」須親身辦理。

公司還需要公司印嗎？ 法律上不需要，法團印章自 2014 年起已屬選用。但實務上銀行和對手方常會要求，所以仍值得備一個，並在 PDF 上正確使用印圖。

租約可以電子簽署嗎？ 要小心。可在土地註冊處註冊、影響土地的文書屬土地類豁除範圍，而香港的租約很多都會拿去註冊。電子簽署之前，先向律師或地產代理確認。

想比較不同法域？各國公司印章法律要求對照表把香港與另外十一個法域放在同一張註明日期和出處的表格裡。本系列的鄰近地區請見新加坡篇與台灣篇。

參考來源： 《電子交易條例》第 553 章（電子版香港法例） · 香港郵政電子證書：「智方便」數碼證書 · 《公司條例》第 622 章（電子版香港法例）