如何把印章加到 PDF 或 Word 文件
下午四點五十，報價單今天一定要寄出，客戶要求「用印後回傳」。你手上有一張大小章的圖檔，拖進 Word，整個落款區跳到下一頁；拖回來，上面一段文字重新換行，總金額被拆成兩行；十分鐘後，印章頂著一個白框，壓住了一半日期。
這些問題每一個都有簡單的原因，而且都不是印章本身的錯。以下依大家實際在用的軟體，說明怎麼把印章放進去，以及檔案離開你電腦前要做哪些檢查，讓印章乖乖待在原位。
開始之前：一個乾淨、尺寸合適的檔案
放章順不順，取決於兩件事：
- 透明背景。 印章檔帶白底或色底，就會蓋住下面的內容。匯出 PNG 時開啟透明背景，使用前先放在深色背景上檢查。透明背景 PNG 印章的做法有詳細說明。
- 像素夠用。 先決定章在紙上要多大，再依 300 DPI 換算：40 mm 大約需要 470 像素。像素不夠，印出來就糊。印章尺寸與解析度指南有換算方法。
如果印章是在印章產生器裡做的，可以省一步：它能直接匯出依實際尺寸放好印章的 Word 檔或 PDF，也能把印章一鍵交給瀏覽器裡的 PDF 與 Word 蓋章工具。
台灣的大小章怎麼擺
台灣的公司文件常常同時用大章和小章：大章蓋在公司名稱旁，小章蓋在負責人姓名旁，兩顆一大一小並排。放圖檔時也照這個習慣：
- 大章、小章分成兩個檔案，不要做成一張圖，方便各自調整位置。
- 大小比例要和實體章一致，小章不要被拉得和大章一樣大。
- 報價單、請款單上常見的位置是右下角落款區；合約則是在雙方簽章欄。
要特別注意：向銀行或公司登記機關留存的印鑑，正式文件仍應由保管人依公司用印流程蓋實體章。印章圖檔只用於對方接受的日常往來文件。台灣公司大小章和公司印章的保管與控管談了這條線怎麼劃。
Microsoft Word（Windows 與 Mac）
Word 預設把圖片當成一個很大的「字」，嵌在文字行裡，所以一插入整頁就重排。解法是讓圖片脫離文字流。
- 插入圖片。 插入 › 圖片 › 此裝置，選擇 PNG。
- 改文繞圖方式。 點選圖片，再點旁邊的「版面配置選項」（或圖片格式 › 文繞圖），選 文字在後。印章從此浮在頁面上，文字不再跟著動。
- 擺位置。 拖到落款處，依習慣可輕微壓住公司名稱。按住 Shift 拖曳角點等比縮放。
- 設精確尺寸。 按右鍵 › 大小及位置，鎖定長寬比，直接輸入寬度，例如 4 公分。
- 固定在頁面上。 在版面配置選項選 固定於頁面上的位置。否則印章錨定在某個段落，別人改動上面的文字，章就跟著跑。
還有一個值得一次改掉的設定：檔案 › 選項 › 進階 › 影像大小及品質 › 不要壓縮檔案中的影像。Word 預設存檔時會壓縮圖片，清晰的印章會因此變糊。
需要每頁都有章，就把印章放進頁首或頁尾。若不想動原 Word 檔，可以用瀏覽器裡的 Word 蓋章工具，在 .docx 任一頁放章，或透過頁首每頁重複，再下載蓋好章的檔案。
Google 文件與其他編輯器
Google 文件： 插入 › 圖片 › 從電腦上傳。點選圖片後，從下方工具列選 文字前方。用「圖片選項 › 大小和旋轉」設定大小。Google 文件以英寸或百分比計算，所以先換算：40 mm 約 1.57 英寸。
LibreOffice Writer： 插入 › 影像，右鍵 › 文繞圖 › 穿越，若不希望章隨文字移動，把錨點設為 到頁面。
不管哪一套，模式都一樣：插入、脫離文字流、設定精確尺寸、固定在頁面上。
在 PDF 上加章
PDF 本來就不是為編輯設計的，所以加章其實是在現有頁面上疊一張圖片或註解。常見有三種做法。
在瀏覽器裡，不必安裝任何軟體。 PDF 蓋章工具在本機開啟 PDF，拖曳定位、調整大小與透明度，可以只蓋一頁、每頁都蓋，或蓋跨頁的騎縫章，匯出時把印章合併進 PDF。檔案不會上傳。不用 Acrobat 怎麼幫 PDF 蓋章有完整步驟。
Adobe Acrobat Pro。 用「編輯 PDF › 新增影像」放 PNG；同一顆章要反覆使用，可以在印章工具建立自訂印章。自訂印章很方便，但它仍是註解，收件人用 Acrobat 就能選取刪除，除非你把檔案平面化。
Mac 的預覽程式。 在預覽程式開啟印章 PNG，全選後拷貝，再開啟 PDF 貼上，印章會變成可拖曳、縮放的物件，最後另存新的 PDF。
不管用哪種，都放大到 100% 檢查：印章沒有壓住金額、日期、簽名或印出的姓名。
每頁用印與騎縫章
有些往來對象要求每頁都用印；多頁合約也常要求騎縫章，把一顆章分到各頁邊緣，防止中途換頁。
- Word 每頁用印： 放進頁首或頁尾，或用 Word 蓋章工具的「每頁」選項。
- PDF 每頁用印： PDF 蓋章工具的「所有頁面」範圍，會在每頁相同位置蓋章。
- 騎縫章： 要把印章依頁數切成幾片，翻開紙張時剛好拼上。手工切費時又容易錯，PDF 蓋章工具能依頁數自動切分。
印章擺放位置指南談了合約、發票、證書上的章通常放哪裡，合約上的印章談了合約特有的慣例。
寄出前先鎖定
印章浮在可編輯的 Word 檔裡，任何人打開都能挪動、縮放或刪除；對方的 Word 版本排版不同時，章也可能跑位。
- 匯出 PDF。 檔案 › 另存新檔 › PDF。選「標準」而不是「最小大小」，避免圖片被降質。
- 用第二個閱讀器開啟檢查。 瀏覽器內建的 PDF 檢視器就可以，看看章是否還在原位，下面有沒有內容被擋住。
- 看看檔案大小。 一頁的 PDF 變成十幾 MB，通常是印章圖片太大。依實際需要的尺寸重新匯出。
如果對方明確要可編輯的 Word 檔，先問清楚是否需要用印。很多人只需要最後簽名用印的 PDF。
常見問題排解
- 印章帶白框： 檔案是 JPG，或 PNG 帶背景。重新匯出透明 PNG。
- 改文字時印章亂跑： 錨定在段落上了。改成文字在後，並固定於頁面。
- 列印模糊： 像素不夠，或被 Word 壓縮。匯出大一點的檔案並關閉影像壓縮。
- 看起來像貼上去的： 輕微旋轉 2 到 5 度、稍微壓住落款文字、正常的印泥透明度，比端端正正、尺寸過大的章自然許多。
- 列印顏色太淡： 有些印表機會把純紅印淡。先印一張測試頁，調整顏色，而不是把章放大。
放章不代表什麼
把印章圖檔放進文件，文件看起來用了印；但它證明不了是誰放的，也擋不住之後有人修改內容。日常報價單和往來函件，大家通常也只期待這些。需要真正法律效力的文件，應該走正式的簽署流程。圖片印章具有法律效力嗎？和電子印章與電子簽名的差別說明了界線在哪裡。
準備好了，就在印章產生器設計印章，依文件需要的尺寸匯出。